Departamento de Finanzas

Departamento de Finanzas

Bienvenido a finanzas. El Departamento de finanzas mantiene la Universidad de Life moviéndose en una dirección financiera positiva, sirve como identificador de riesgo y Gerente, y facilita la asignación de recursos para que las cosas buenas sucedan para los estudiantes.

Para poder cumplir con esto, el Departamento de finanzas gestiona una amplia gama de servicios que incluyen:

• Cuentas por pagar y cuentas por cobrar
• Reembolsos
• Inscripción ACH (para proveedores o empleados existentes)
• Cajero, tarjetas de crédito de negocios, y otros servicios
• Procesamiento de nóminas, Web Advisor
• Informes de impuestos/información de impuestos
• Plan de jubilación de empleados
• Frecuentes
• Formularios y políticas
• Póngase en contacto con
• Otros servicios
  • Presupuesto anual
  • Seguro
  • Documentación de auditoría

Aunque nuestro departamento está designado para facilitar estos procesos, todos los miembros de la comunidad Life tienen la capacidad de afectar el camino financiero de Life's asumiendo la responsabilidad de los recursos asignados, adhiriéndose a las políticas universitarias y directrices, y trabajando proactivamente para completar adecuadamente todos los documentos financieros de manera oportuna.

Con todo el mundo trabajando juntos, podemos asegurar el pago rápido y/o reembolso de Life Vendedores universitarios, estudiantes, socios y empleados, documentación y reporting precisos, y un presupuesto universitario equilibrado.

Compra de bienes y servicios y vendedores

Consulte la página web de Compras aquí.

Cuentas por pagar y cuentas por cobrar

Life La Universidad prepara cheques todos los miércoles y los envía por correo electrónico al final de la semana (cuando el campus está abierto para las operaciones). La fecha límite para los envíos para cumplir con la carrera de cheques semanales es de 5:00 PM (EST) el viernes (para estar preparado para el pago el miércoles).

Los cheques de AP/reembolso pueden ser recogidos en el Departamento de compras. Los cheques se pueden recoger los viernes o los siguientes lunes o martes (después de que el cheque se corte el miércoles) entre las 9:00 AM y 3:00 PM. Por favor, asegúrese de que la dirección de cheque es correcta porque todos los cheques no recogidos por la mañana del miércoles serán enviados por correo. Compras se encuentra en el pasillo entre la librería de la Universidad y el café. Las horas están sujetas a cambios si hay un cierre de vacaciones o escuela.

La política de pago de la Universidad es neta 30.

Si tiene alguna pregunta sobre el estado de un cheque, comuníquese con cuentas por pagar, A pagar Life . edu, o Angie Tran a las 770-426-2781 o Nga. Tran @ Life . edu.

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Reembolsos

En el curso de sus responsabilidades como empleado de la Universidad de Life, usted puede estar obligado a pagar ciertos gastos antes del reembolso. Los siguientes formularios y políticas contribuirán a garantizar un reembolso preciso y oportuno.

• Formulario de reembolso de gastos del empleado: Use este formulario para recibir un reembolso por los gastos aprobados por la Universidad. Inicie sesión en su cuenta de DocuSign, haga clic en nuevo > use una plantilla > formulario de reembolso de gastos – maestro, para acceder a la plantilla de formulario.
  • El reembolso será devuelto si falta la siguiente información:
    • Nombre
    • Aprobación del supervisor
    • Código del Departamento
    • Recibos y/o documentación apropiada
    • Caja pequeña
    • Reembolso del teléfono celular (para personal universitario designado)

Las solicitudes de reembolso deben recibirse antes de las 17.00 horas del lunes de la semana anterior a la prevista para el cheque. De lo contrario, el cheque de reembolso estará disponible la semana siguiente. Compras enviará una notificación por correo electrónico al destinatario (o empleado responsable) cuando el cheque de reembolso esté disponible para su recogida en el Departamento de Compras. Para un procesamiento más rápido, puede inscribirse en los depósitos ACH en lugar de cheques impresos. Para inscribirse en el programa ACH, envíe su Formulario de inscripción ACH.
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Servicios

Tarjetas de crédito de negocios (Universidad Life) – el Departamento de finanzas emite tarjetas de crédito universitarias a personal aprobado y aprueba la reconciliación mensual de Estados para cada usuario autorizado.

• Todas las solicitudes de tarjetas de crédito deben ser hechas al Vice Presidente Ejecutivo de finanzas
• El titular de la tarjeta de crédito debe conciliar su extracto - Wells Fargo portal Regístrate
• Instrucciones para la conciliación de tarjetas de crédito universitarias

Cajero – la oficina de cajeros recauda y procesa fondos de varios departamentos, así como para servicios especiales tales como etiquetas de estacionamiento colgantes, tickets de estacionamiento, concesiones, depósitos de Club y dinero en efectivo departamental. Las horas de oficina del cajero son de lunes a viernes, 9:00 AM-11:30 AM.

• La terminación de un bono de crédito en efectivo es necesaria para hacer todos los depósitos que requerirán un número completo de cuenta; los formularios se encuentran en el Departamento de finanzas.
• La terminación de una forma de caja pequeña es necesaria para recibir dinero en efectivo. Requerirá un número de cuenta completo, el (los) recibo (s) que totalizan no más de $25, y tiene la aprobación de un supervisor
• Las calcomanías de estacionamiento y los boletos de estacionamiento pueden ser pagados con efectivo o cheque pagadero a la Universidad de Life. Se requiere una identificación universitaria para comprar una calcomanía de estacionamiento colgante.

El cajero puede ser contactado en Cashier@Life.edu

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Nóminas y ADP

A todos los empleados se les asigna una cuenta de portal de empleados a través de ADP.

Todos los empleados serán pagados quincenalmente (cada viernes).

Los empleados por hora deben ingresar su tiempo trabajado electrónicamente a través de My Timecard en ADP. El tiempo puede ser ingresado diariamente o el viernes antes de la semana de pago, para que los supervisores puedan aprobar el tiempo por 12:00 PM el lunes de cada semana de pago. El tiempo debe introducirse de acuerdo con la política de su departamento. El hecho de no registrar su tiempo electrónicamente puede resultar en un retraso de pago de 2 semanas.

En el caso de que un empleado no registre su tiempo en la fecha límite, el supervisor inmediato del empleado tendrá que:

• Hacer que el empleado complete un hoja de horas de papel (consulte "hoja de horas de verificación de asistencia" bajo formularios y políticas)
• El empleado y el supervisor firman el hoja de tiempo
• El supervisor debe enviar por correo electrónico el parte de horas para Moody Life . edu. El empleado No enviar directamente el formulario a Finance

Además del tiempo de grabación trabajado, los empleados registrados en Web Advisor tienen acceso a información adicional:

• Entrada de tiempo
• Actualizar la información demográfica
• Vea los consejos de pago pasados y declaraciones de año tributario
• Actualizar beneficiario
• Actualizar el depósito directo y la información tributaria
• Cambiar contraseña de empleado

Depósito directo: la Universidad recomienda encarecidamente que cada empleado tenga su cheque de pago directamente depositado en una cuenta en su institución financiera.

• La información de depósito directo se puede administrar en el sistema ADP
• Si usted decide no establecer un depósito directo, su cheque de pago será enviado automáticamente en la fecha de pago después de las 3:00 pm. No hay ninguna opción para la recogida de cheques.
• Si su cheque se pierde en el correo, se colocará una suspensión de pago en el cheque perdido y se emitirá un nuevo cheque si se cumplen los siguientes requisitos:
  • Un período de espera de 5 días hábiles después de que se emitió el cheque.
  • El empleado paga la cuota de pago de $15 paradas.
  • Y el empleado ha actualizado su dirección en ADP.

Los pagos de nómina sólo se harán fuera del ciclo de pago si:

• Si el nuevo registro de contratación del empleado no se introduce en el sistema
• Una solicitud es hecha por la Oficina Ejecutiva
• O el depósito directo de un empleado es devuelto.

Para más información, consulte el Política de nóminas.

Para cualquier otra pregunta o duda, puede ponerse en contacto con el departamento de nóminas en Payroll@Life.edu o Jerry. Moody @ Life . edu.

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Información tributaria

• Informes de impuestos estatales y federales
• Las declaraciones W-2 solo están disponibles electrónicamente a través de ADP.
• El formulario de retención federal y estatal se puede actualizar en ADP.

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Plan de jubilación

Life La Universidad ofrece un plan de jubilación 401(k) a través de Grupo Lincoln Financial. Todos los empleados a tiempo completo y a tiempo parcial, excepto los empleados estudiantiles, son elegibles y se les alienta a participar en el alquiler. Sin embargo, sólo aquellos con 1.000 horas al año pueden recibir un partido patronal cuando sea aplicable.

Todos los nuevos contratados se inscribirán automáticamente al 4%, con la opción de cambiar eso en cualquier momento. Los beneficiarios de la 401 (k):

• Personal de tiempo completo
• Personal a tiempo parcial
• Facultad a tiempo completo
• Facultad a tiempo parcial
• Facultad adjunta

Descripción del plan de resumen del empleado 401 (k)

Pautas automáticas de aviso de inscripción

Para más información, o para hablar con nuestro representante, póngase en contacto con John White, Planificador Financiero Certificado, en el teléfono (770) 205-0282 o por correo electrónico John.White@lfg.com.

Aprende más:

¿Qué es un plan 401 (k)?

Es un plan de ahorros de jubilación patrocinado por el empleador que comprende una variedad de fondos. Los fondos están constituidos por muchas acciones individuales. La combinación de acciones está diseñada para estabilizar el desempeño del fondo.

La contribución anual máxima del empleado es determinada por el gobierno federal. El máximo actual es de $18.000 para las personas menores de 50 años, y hasta $6.000 contribuciones adicionales de "Catch-Up" para los mayores de 50 años.

Un plan 401 (k) patrocinado por el empleador usualmente tendrá entre 8-20 opciones de inversión. Life's Comité de planificación de jubilación revisa y escoge las opciones del fondo para el plan. Hay 27 opciones disponibles en el plan de Life's, incluyendo los fondos de "fecha de destino". Los fondos de la fecha de destino están diseñados con una mezcla de acciones específica que se basa en su fecha estimada de jubilación.

Mira esto: http://money.howstuffworks.com/personal-finance/retirement-planning/401k.htm

¿por qué participar en el plan Life's 401 (k)?

• Es un beneficio "gratuito" – Life paga todas las cuotas de administración
• Es una inversión en TU futuro - prepárate para tu life después LIFE
  • Cree la capacidad financiera para hacer todas las cosas que usted quiere hacer que usted está posponiendo hasta después de que usted haya terminado de trabajar
  • Las pensiones han dejado de existir y ya no están garantizadas, la seguridad social cubre aproximadamente el 42% de su ingreso actual – probablemente habrá una brecha.
• Disminuir el importe de los impuestos actuales que paga
  • Las contribuciones electivas de los empleados son dólares antes de impuestos, por lo tanto reducen su pago bruto y podrían afectar su soporte tributario.
  • Usted pagará impuestos sobre el dinero cuando usted lo retira de la cuenta, sin embargo, los ingresos tienden a ser más bajos durante la jubilación, y por lo tanto se espera que se paguen menos impuestos.
• Sus contribuciones electivas son 100% concedidas en todo momento
• Oportunidad de obtener dinero "gratis" (aportación de la empresa o contribución discrecional) que no recibirá si no participa
  • Adquisición de derechos en empleador Las aportaciones (de contrapartida o discrecionales) pasan del 0% al 100% en 5 años

¿Cómo puedo participar?

Vaya a aquí y siga las instrucciones indicadas.

¿Qué opciones de fondos están disponibles y cómo puedo saber cuáles elegir?

Las consultas personales con un representante del grupo financiero de Lincoln le ayudarán a revisar sus objetivos, examinar su estado actual y progresar hacia sus metas, revisar su desempeño de fondos y recomendar el tipo de fondo basándose en su fecha estimada de jubilación.

¿Cómo afectarán las aportaciones a mi plan 401(k) a mi sueldo?

Las contribuciones son dólares antes de impuestos y por lo tanto reducen su ingreso gravable global. Su pago a domicilio no disminuirá en la misma cantidad que su contribución.

El efecto en su paga de la llevar-casa será determinado por su soporte de impuesto.

Para revisar cómo las contribuciones electivas antes de impuestos afectarán su pago a domicilio, por favor comuníquese con Mario Bailey, especialista en nóminas, para concertar una cita.

¿Cómo funciona la contribución del empleador?

Life's patron Match se activará por cada trimestre que la Universidad cumpla o exceda sus metas de inscripción. Los números de matrícula se determinan el martes de la semana 2, y serán anunciados para el viernes de la semana 2 de cada trimestre.

Si la meta de inscripción se cumple para el trimestre, Life contribuirá $0,50 por cada $1 de su contribución electiva, hasta el 4% de su salario para ese trimestre.

¿Cómo puedo controlar mi cuenta?

Inicie sesión en su cuenta para obtener el saldo actualizado de la cuenta y la información de rendimiento del fondo y reciba declaraciones trimestrales de LFG

¿Qué ocurre si dejo la Universidad Life ?

El saldo concedido de su cuenta 401 (k) puede ser enrollado en el plan calificado de su nuevo empleador o en una cuenta personal de ira calificada.

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Formularios y políticas

• Solicitud de caja chica– enviar una solicitud de reembolso a través de DocuSign utilizando la plantilla de cupón y adjuntar el recibo en lugar de la factura.
• Ficha de control de asistencia– Utilice este formulario si ha olvidado enviar horas electrónicamente a través de web Advisor. Este formulario deberá ser firmado por el empleado y supervisor directo y escaneado por el supervisor al Departamento de finanzas.
• W-9– Solicitud de número de identificación del contribuyente y certificación. Este formulario es requerido para ser llenado por vendedores o individuos estadounidenses si la Universidad les pagará por bienes o servicios prestados.
• W-8BEN– Retención de impuestos para personas extranjeras. Esta forma es requerida para ser rellenada por personas extranjeras si deben ser pagadas por la Universidad por bienes o servicios prestados.
• W-8BENE– Retención fiscal de Estados Unidos para entidades extranjeras. Esta forma debe ser rellenada por entidades extranjeras o empresas (no individuos) si van a ser pagadas por la Universidad por bienes o servicios prestados.
• Política de nóminas
• Política de viajes/gastos
• Política de recibos de efectivo
• Política de caja pequeña
• Bono de crédito en efectivo

Licencias de negocios

• Licencia para 1269 Barclay Circle
• Licencia para 1241 Barclay Circle

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