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Guía de contratación y gestión de supervisores para trabajadores estudiantiles

Contratación y gestión de supervisores
Guía para trabajadores estudiantiles

     

  1. Introducción
  2. Contabilizar-quitar posiciones disponibles
  3. Contratación de nuevos trabajadores estudiantiles
  4. Orientación departamental
  5. Procesos y procedimientos
  6. Tiempo/asistencia/a >
  7. Violaciones
  8. Terminaciones
  9. Advertencias y sanciones
  10. Consejos para tener un equipo de trabajo de estudio exitoso
  11. Estudio de trabajo y proceso de contratación de estudiantes a tiempo parcial-esquema
  12. Formas

Introducción

¿Qué es el estudio de trabajo?

El estudio federal de trabajo (FWS) es un programa que proporciona fondos para el empleo a tiempo parcial para ayudar a los estudiantes que necesitan ayuda en la financiación de los costos de la educación postsecundaria. Puesto que la posición es financiada federalmente, requiere la prueba de la financiación. Cada estudiante otorgado la financiación se proporciona una "carta de premio" que debe presentarse en el momento de la entrevista al Gerente y el empleo a los recursos humanos (HR). Antes de cada trimestre, el estudiante debe presentar una carta de premio de renovación que muestra un premio continuo de fondos de estudio federal de trabajo. Los departamentos deben tener un presupuesto de estudio de trabajo administrado por el jefe de departamento.

¿Qué es un trabajador estudiantil, a tiempo parcial?

Los trabajadores de los estudiantes son trabajadores a tiempo parcial que son financiados por fondos generales que vienen directamente del presupuesto departamental. Para contratar a un trabajador estudiantil, usted debe tener fondos asignados para los trabajadores estudiantiles dentro del presupuesto y administrarlo eficazmente.

Nota: los dos presupuestos provienen de diferentes cuentas de fondos y no pueden entremezclarse.     

Siglas:

  • FWS – Estudio de trabajo federal – los estudiantes otorgaron fondos federales por ayuda financiera
  • Stu– Los trabajadores estudiantiles cuyo pago es financiado por financiamiento departamental
  • PSF – Formulario de estado de nómina
  • JD – Descripción del trabajo
  • Se – Coordinadora de RRHH-Coordinadora de RRHH de empleo estudiantil

 

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Contabilizar-quitar posiciones disponibles

  1. Los supervisores deben someterse al especialista en adquisición de talento Formulario de solicitud de requisición y Resumen del trabajo al solicitar una contabilización de trabajo.
    1. Si la posición tiene múltiples contrataciones, por favor indíquelo en el formulario de solicitud de ADP.
  2. El especialista en adquisición de talento notificará al Gerente de contratación una vez que la solicitud haya sido presentada.
  3. Una vez aprobada la posición, el especialista en adquisición de talento le notificará al Gerente de contratación que la posición ha sido aprobada y contabilizada.
  4. La posición se publicará en Life. edu una vez aprobada la solicitud.
  5. Envíe un correo electrónico al especialista en adquisición de talento si desea que se elimine la posición del sitio web de Life una vez que se haya completado la posición.

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Contratación de nuevos trabajadores estudiantiles

 Todas las posiciones de los trabajadores estudiantiles disponibles Life. edu

Los supervisores deben remitir a todos los estudiantes interesados al sitio web y proporcionar una copia del esquema en "cómo postularse para las posiciones estudiantiles" al estudiante, que puede encontrarse en la sección formularios de esta página. Esto asegurará que se les dé la instrucción apropiada sobre cómo solicitar una posición de estudiante.

Las directrices se aplican a todos (FWS y Stu) a menos que se especifique específicamente:

  • Todos los estudiantes deben estar matriculados y registrados para las clases.
  • Los estudiantes solicitantes son enviados directamente a través de ADP al sumisión al Gerente de contratación para su revisión.
  • Met es responsabilidad del supervisor llamar y entrevistar a los solicitantes.
  • Prácticas recomendadas – los supervisores deben llamar a los solicitantes dentro de las 24 horas siguientes a la recepción de la solicitud.
  • FWS solamente:  Durante el proceso de entrevista, los candidatos que soliciten una posición de estudio de trabajo deben presentar un actual (fechado dentro de la semana actual) Carta de premios para confirmar la financiación de WS.
  • Nota: al contratar, el supervisor debe conservar una copia de la carta de premios del estudiante, el horario de clases y la descripción del trabajo para referencia futura. HR mantendrá los documentos originales en el archivo oficial del empleado.
  • Todos los solicitantes de estudiantes deben proporcionar un horario de clases al Gerente de contratación durante el proceso de entrevista.
  • Recordatorio: durante el proceso de la entrevista, es importante revisar la descripción del trabajo y los deberes esenciales del trabajo para asegurar que el estudiante entienda las expectativas del trabajo.
  • Si el supervisor desea contratar al solicitante:
  • El supervisor debe confirmar la financiación de WS durante el tiempo de la entrevista recibiendo una carta de premio del estudiante.
  • Los supervisores deben presentar la Nuevo formulario de estado de nómina de alquiler en DocuSign para iniciar el alquiler.
  • Los supervisores deben contactar a los no elegidos se ha seleccionado a los solicitantes que fueron entrevistados para informarles a otro candidato. Los supervisores pueden remitir a los solicitantes al sitio de empleo de RRHH y animarlos a que soliciten otra posición de estudiante publicado.
  • Al recibir el nuevo formulario de estatus de nómina de sueldos, HR confirmará el estado activo del estudiante y la financiación disponible para los candidatos de estudio de trabajo.
  • Once New Hire Payroll Status Form has been approved, an email which includes the new hire forms as well as information on how to initiate drug/background screening will be sent to the student’s Life University email account. Supervisors are included on all communications with students.
  • El estudiante debe completar los formularios y comunicarse con HR para concertar una cita con el Coordinador de recursos humanos para completar el proceso de embarque.
  • PLEASE NOTE: Students will now be allowed to complete their new hire paperwork with HR and be cleared to work PRIOR to drug screen completion. However, the student has 10 days to complete the screening once employed.
  • Once the paperwork has been processed and deemed satisfactory, the supervisor and student will receive an email from HR indicating they have been cleared to work according to the effective date listed on the email.
  • Los exámenes de drogas son requeridos como parte del proceso de embarque y serán iniciados por el Coordinador de RRHH para todos los estudiantes. Por favor anime a los estudiantes a completar este proceso tan pronto como sea posible para agilizar el proceso de embarque.
  • It is the supervisor’s responsibility to ensure the student worker completes his/her drug screen within 10 days or the student will be TERMINATED.
  • FWS Only – servicio comunitario: Si el solicitante está siendo contratado para una posición de servicio comunitario, un chequeo de drogas, antecedentes penales, y si la posición requiere cualquier interacción con los niños, un registro de delincuentes sexuales será iniciado por HR. Todas las revisiones de antecedentes y las pantallas de drogas se completan vía ADP.
  • Una vez que la pantalla de drogas se haya despejado, un correo electrónico que incluya los nuevos formularios de alquiler será enviado a la cuenta de correo electrónico de la Universidad Life del estudiante. Los supervisores están incluidos en todas las comunicaciones con los estudiantes.
  • El estudiante debe completar los formularios y comunicarse con HR para concertar una cita con el Coordinador de recursos humanos para completar el proceso de embarque.
  • Una vez que todo (papeleo, pantalla de drogas y cheque de antecedentes) ha sido procesado y considerado satisfactorio, el supervisor y el estudiante recibirán un correo electrónico de HR indicando que han sido autorizados a trabajar de acuerdo a la fecha efectiva que aparece en el correo electrónico.
  • Es responsabilidad del supervisor notificar al trabajador estudiantil del informe a la fecha de trabajo.
  • ¡ los estudiantes no pueden trabajar hasta que el supervisor reciba la autorización de HR!
  • Los supervisores deben notificar al especialista en adquisición de talento en HR una vez que se haya llenado la posición y que se elimine la contabilización.
  • La posición permanecerá Publicada en el sitio web de la HR, y los estudiantes seguirán siendo referidos al supervisor de contratación hasta que recibamos notificación para remover la contabilización.

 

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Orientación departamental

  • Los nuevos trabajadores estudiantiles requerirán orientación y capacitación mientras se pasan a su nuevo rol y departamento.
  • El supervisor debe revisar la descripción del trabajo con el trabajador estudiantil.
  • Una vez que se ha revisado la descripción del puesto y firmado por el supervisor y el estudiante, escanear una copia a hr. Por favor asegúrese de que el nombre del estudiante se imprima legiblemente en la parte superior de la descripción del trabajo para asegurar la correcta presentación.
  • Una vez contratado, el supervisor tiene cinco días para escanear o enviar por correo interoficina la descripción del trabajo firmado a hr. Ejemplo: Si el estudiante fue contratado el 1 de marzo la descripción del trabajo debe ser escaneada a hr no más tarde del 6 de marzo.
  • Los supervisores deben entrenar a cada estudiante para documentar y enviar el tiempo trabajado. Los códigos de registro del ADP del estudiante se enviarán por correo electrónico a su correo electrónico de la Universidad una vez contratado.
  • El supervisor es responsable de asegurar que el trabajador estudiantil esté realizando su posición.
  • Sugerencia: cree una lista de artículos necesarios para que el estudiante realice su posición.
  • La lista de verificación puede consistir en lo que el estudiante será entrenado, su horario de trabajo y el presupuesto de su saldo de premios. También puede consistir en donde el estudiante se sentará, aparcará y cómo completar sus hojas de tiempo.

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Procesos y procedimientos

  • FWS solamente:  There is no longer a Departmental FWS budget meaning that there is not a cap on the amount of FWS students that you can employ in your department.
  • However, supervisors must manage the individual student’s work study funds.
  • Utilizing the FWS Budget Spreadsheet will help department heads keep track of funds usage. An example of this spreadsheet is featured at the end of this guide. Please contact HR if you do not have a copy of this spreadsheet.

Cada año fiscal, el Departamento de ayuda financiera premia a recipientes de ayuda financiera específicos con fondos de estudio de trabajo para todo el año fiscal. Los fondos se otorgan a los estudiantes basados en un análisis de necesidades y otros factores de ayuda financiera. La cantidad del Premio debe aparecer en la carta de premiación que indique los fondos para todo el año fiscal desglosado por el trimestre. Si necesita más información sobre el proceso de adjudicación, comuníquese con ayuda financiera.

  • Nota: FWS solamente: Después de cada período de pago, los supervisores que emplean estudiantes de estudio de trabajo recibirán una notificación por correo electrónico de cortesía de los ingresos de sus estudiantes que tienen menos de $400 restante en el trimestre. El correo electrónico no tendrá el uso de la semana actual, por lo que es

imprescindible utilizar esto como corrector para equilibrar lo que se ha calculado con su propia hoja de cálculo!

  • Los jefes de Departamento serán copiados.
  • Este informe viene de la ayuda financiera, así que cualquier pregunta se debe dirigir a ellos.
  • Si tiene la intención de permitir que el estudiante agote su saldo para el trimestre, por favor, responda al correo electrónico de HR indicando que está permitiendo que el estudiante agote sus fondos para el trimestre y que usted y el estudiante entienden que un exceso no ocurrirá.
    • No se permiten las sobreedades; la cantidad de cualquier exceso se carga al presupuesto normal de operación del Departamento.
  • Cada departamento es responsable de crear e implementar reglas departamentales. Asegúrate de que hay un equilibrio y recuerda que como son trabajadores estudiantiles, la escuela es la prioridad. Student workers cannot work more than 25 hours in a week!! Los supervisores y los estudiantes son responsables de la integridad de las horas representadas en cada hoja de tiempo que es aprobada. Los supervisores deben asegurarse de que el trabajador estudiantil cumple. 
  •  Los estudiantes deben tener siempre supervisión. Si no está disponible para supervisar, asegúrese de designar a un miembro del personal responsable para que asista durante su ausencia. Los estudiantes no pueden estar en un papel de supervisión! Los estudiantes deben tener un miembro del personal que será capaz de articular lo que se espera de ellos, responder a las preguntas y verificar las horas trabajadas
  • Un supervisor en el sitio debe estar disponible para preguntas y direcciones. También deben ser capaces de verificar y aprobar las horas que los estudiantes han trabajado. Los estudiantes no pueden tomar decisiones departamentales como el presupuesto, por ejemplo. En la mayoría de los casos, el trabajador estudiantil es contratado para ayudar y proporcionar apoyo al personal.
  • FWS solamente: ¡ los supervisores deben asegurarse de que el estudiante no está trabajando durante cualquier horario de clase programado! Permitir que un estudiante trabaje mientras el estudiante debe asistir a clase es una violación directa de los requisitos federales, lo que lo hace imprescindible obtener un horario de clases antes de trabajar.
  • FWS solamente: Los estudiantes de estudio de trabajo no deben repasar su balance de premios! Los supervisores deben asegurarse de que el trabajador estudiantil cumple.
    • La hoja de cálculo de estudio de trabajo no es obligatoria, pero es una herramienta útil para rastrear el presupuesto y las horas para cada estudiante.
  • Students can have two WS positions per quarter as long as the secondary WS position is Ripple Effect Community Service. This is inclusive of federal work study and student worker employment..
    • Hay una excepción para las posiciones pagadas de una fuente alternativa, tal como amaestrador personal del bienestar, nota-tomador de SSC, etc.
  • FWS solamente: Los supervisores son responsables de obtener un actual Carta de premiación del trabajador estudiantil cada trimestre antes de permitirles trabajar. El estudiante puede recuperar su carta de premio de su cuenta de EagleNet. Sestudiantes que no han recibido fondos de estudios de trabajo no pueden trabajar en una posición de estudio de trabajo!
    • Los estudiantes que están interesados en trabajar, pero no tienen fondos de estudio de trabajo que se les ha adjudicado, deben ir a ayuda financiera para determinar si los fondos de estudio de trabajo pueden ser adjudicados.
    • Los estudiantes que tienen cambios (disminución o aumento) a su cantidad de premios deben presentar una nueva carta de premio al supervisor.
      • Si el estudiante tiene un cambio en su saldo de premios, puede enviar un correo electrónico al Coordinador de RRHH como un programa para su informacion.

¡ No permita que los estudiantes trabajen hasta que hayan sido contratados y hayan recibido autorización de la HR!

  • Una vez que el estudiante ha recibido autorización de la HR para trabajar, puede comenzar a trabajar en la fecha oficial de alquiler indicada en el correo electrónico al supervisor. Todas las autorizaciones se enviarán por correo electrónico. 
  • Los estudiantes deben ser matriculados en la escuela y matriculados para las clases para participar en el programa de trabajadores estudiantiles.

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Tiempo/asistencia

  • Es responsabilidad del supervisor entrenar a los estudiantes en la presentación de su tiempo vía ADP antes del día de aprobación de tarjeta.
    • Sugerencia: hacer que los estudiantes entren horas cada día de trabajo para mantener un registro exacto de horas trabajadas y para evitar tratar de localizar a los estudiantes a las horas de entrada en el momento de la nómina.
    • Tenga un libro de registro/de salida o horas para la auditoría para asegurar que las horas están siendo correctamente rastreadas y enviadas.
  • Los supervisores deben designar a un supervisor alterno para delegar la autorización de horas y la gerencia de los trabajadores del estudiante en su ausencia. Mantenga los suplentes actualizados con su lista de estudiantes actual si ocurre una emergencia.
  • Importante! Los supervisores deben ordenar un plazo de tarjeta para que los trabajadores estudiantiles revisen y aprueben tarjetas cada nómina el lunes. El supervisor debe asegurarse de que cada trabajador del estudiante es consciente del corte y las consecuencias de tarjeta (véase ADVERTENCIA y sanciones) asociadas a no adherirse al plazo.
    • El límite normal para todos los envíos de tarjetas de tiempo por los estudiantes para la semana es de 3:00 p.m. cada viernes.

 

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Violaciones

  • Programa Federal de estudio y trabajo No es un sustituto ¡ para el personal!
    • Es contra la política de FWS emplear a un trabajador del estudiante en lugar del personal.
      • Ejemplo: en lugar de contratar a un empleado de tiempo completo para ayudar con las tareas de la oficina, el supervisor decide contratar tres estudiantes de estudio de trabajo para realizar las mismas tareas que normalmente ascenderían a una posición de personal a tiempo completo. Esto sería considerado un Violación de la política de FWS, y la Universidad podría perder todos los fondos federales.
  • Los estudiantes no pueden trabajar en lugares no autorizados o viajar a destinos no aprobados para tareas de estudio de trabajo.
  • Los supervisores que permiten a los estudiantes conducir vehículos de la compañía tales como coches, furgonetas o carros de golf deben tener el registro del estudiante con el Departamento de la gerencia de las instalaciones.
  • Todas las posiciones estudiantiles son puestos de trabajo; los estudiantes deben realizar tareas durante su tiempo de trabajo programado como se describe en su descripción de trabajo.
  • Las descripciones del trabajo y los ajustes salariales deben ser aprobados por HR. Los cambios o correcciones a la descripción del trabajo o al salario también deben ser aprobados por HR.

 

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Terminaciones

  • Los supervisores deben asegurar que las terminaciones se envían vía DocuSign una vez que un estudiante se ha graduado, retirado, transferido o desafiliado. Los estudiantes que ya no están activos en la Universidad deben ser terminados.
  • Los estudiantes que no han trabajado un cuarto entero deben ser terminados.
  • "no show, no Call" durante una semana puede resultar en una terminación para el estudiante.
  • Los estudiantes que han agotado los fondos de estudio de trabajo deben dejar de trabajar! Si el estudiante obtiene un aumento en los fondos de estudio de trabajo, debe proporcionar al supervisor una nueva carta de premiación que indique los fondos adjudicados. HR debe recibir una copia de la nueva carta de premiación.

 

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Advertencias y sanciones

  • Los supervisores deben asegurarse de que todas las entradas en ADP sean firmadas a más tardar a las 5:00 p.m. los lunes durante la semana de la nómina. Sin excepciones!
    • Primer envío de hojas de horas tardías: se emite una advertencia.
    • Segundo envío de hojas de horas tardías: el departamento puede perder todos los privilegios de estudio de trabajo.
    • La nómina notificará a hr de cualquier ocurrencia.
  • Una vez que los supervisores han sido notificados por HR de que un estudiante debe suspender el trabajo, y el estudiante sigue trabajando más allá de la advertencia, esto dará lugar a una posible pérdida de estudiantes de estudio de trabajo para todo el Departamento.
    • Primera notificación: se emite una advertencia.
    • Segunda notificación: el departamento puede perder todos los privilegios de estudio de trabajo.
  • Los supervisores no deben permitir que los estudiantes trabajen o envíen más 20 horas en una semana de trabajo.
    • Primera notificación: se emite una advertencia.
    • Segunda notificación: el departamento puede perder todos los privilegios de estudio de trabajo.
    • La nómina notificará a hr de cualquier ocurrencia.
  • Los supervisores no deben permitir que los estudiantes trabajen antes de haber sido autorizados por HR.
    • Primera notificación: se emite una advertencia.
    • Segunda notificación: el departamento puede perder todos los privilegios de estudio de trabajo.
  • Todas las penalizaciones son inclusivas durante todo el año y durarán por el resto del año fiscal (Summer-Spring).

Ejemplo: en el trimestre de otoño, el supervisor permite que un estudiante trabaje antes de que el/ella haya sido autorizado por HR, y en el trimestre de primavera, el supervisor permite que otro estudiante trabaje más de 20 horas en una semana. Debido a que el supervisor tuvo dos ocurrencias que ocurrieron en el mismo año, el departamento puede perder todos los privilegios de estudio de trabajo para el resto de todo el año fiscal.

FWS sólo:

  • Supervisores que permiten a los estudiantes repasar su límite de adjudicación:
    • Todas las sobreedades serán evaluadas al presupuesto del Departamento.
      • Las sobreedades se evaluarán al final de cada trimestre o al principio del trimestre próximo (entre el descanso).
    • La ayuda financiera notificará a hr de cualquier ocurrencia.
    • Los jefes de Departamento serán notificados.
  • Supervisores que permiten a los estudiantes de estudios federales trabajar sin fondos de estudio de trabajo o obtener una carta de premiación:
    • Todos los saldos serán evaluados al presupuesto del Departamento.
      • Las sobreedades se evaluarán al final de cada trimestre o al principio del trimestre próximo (entre el descanso).
    • La ayuda financiera notificará a hr de cualquier ocurrencia.
    • Los jefes de Departamento serán notificados.
  • Período de carencias: FWS y Stu no pueden trabajar durante las dos últimas semanas del trimestre de primavera en preparación para el nuevo año fiscal a partir de julio. Tampoco se les permite trabajar durante las vacaciones de invierno de diciembre cuando la Universidad está cerrada.
    • Hay una excepción para aquellos aprobados para trabajar en el centro de bienestar y en los servicios de inscripción.
    • Puede haber excepciones para aquellos que son pagados por fondos alternativos, tales como entrenador personal, Asistente de investigación, etc.
  • Por favor, asegúrese de leer todos los correos electrónicos y memos enviados por HR sobre los trabajadores estudiantiles.

Las sanciones asociadas con el programa de estudio de trabajo se aplican para asegurar que la Universidad de Life cumple con todas las regulaciones federales y para permitir a todos los estudiantes elegibles la oportunidad de obtener ingresos adicionales al tiempo que obtienen un trabajo valioso Experiencia.

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Consejos para tener un equipo de trabajo de estudio exitoso

  1. Cree su guía departamental o Checklist.
  2. Revise la descripción del trabajo con el estudiante.
  3. Iniciar una orientación para nuevos trabajadores.
    1. Revise el horario de clases del estudiante para asegurarse de que no entra en conflicto con su horario de trabajo.
    2. Donde se sentarán.
    3. Vestido/vestimenta.
    4. Funciones de la posición diaria.
    5. Fondos para estudios de trabajo.
    6. Plazos (enfatiza)!!!
      1. Entrenar en el tiempo de entrada en ADP Daily.
      2. Capacite a los estudiantes para que registren correctamente los tiempos de inscripción/salida.
  • Proporcione hora límite para tener horas ingresadas en ADP por nómina el lunes.
  1. Etiqueta de teléfono.
  2. Ausentismo, tardanza, "no show, no Call".
  3. ¿Cuántas veces es aceptable para su Departamento?
  4. ¿Hay alguna sanción por no seguir las reglas?
  5. Opcional – acuerdo de confidencialidad: no todas las posiciones requieren que el estudiante firme un acuerdo de confidencialidad; sin embargo, si se trata de un requisito de la posición, asegúrese de que está firmado e incluido en el archivo. Si tiene alguna pregunta con respecto a un acuerdo de confidencialidad, por favor no dude en llegar a hr.
  6. Opcional – acuerdo de conducción: Si el estudiante va a operar un vehículo Universitario de Life, requerirá la aprobación previa a través de la gestión de las instalaciones. Póngase en contacto con el Gerente de operaciones en gestión de instalaciones para obtener los documentos de aprobación. Imprima una copia del documento y proporcione una copia al estudiante.

Recuerde: Estos son ¡ estudiantes de estudio de trabajo! Sea paciente, ya que a veces debemos entrenar y educar a los estudiantes sobre las maneras apropiadas de comportarse en un lugar de negocios. Su primera obligación es su trabajo escolar, pero también se emplean en una posición de pago de salarios.

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Trabajo-estudio y proceso de contratación a tiempo parcial

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Formas

 
Formulario de solicitud de requisición
 
Resumen del trabajo de ADP
 
Cómo solicitar cargos estudiantiles
 
Ejemplo de hoja de cálculo del presupuesto de estudio de trabajo
  

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