Guía de contratación y gestión de supervisores para trabajadores estudiantiles

Introducción
Contabilizar-quitar posiciones disponibles
Contratación de nuevos trabajadores estudiantiles
Orientación departamental
Procesos y procedimientos
Tiempo/asistencia/a >
Violaciones
Terminaciones
Advertencias y sanciones
Consejos para tener un equipo de trabajo de estudio exitoso
Estudio de trabajo y proceso de contratación de estudiantes a tiempo parcial-esquema
Formas

Introducción

¿Qué es el estudio-trabajo?

El estudio federal de trabajo (FWS) es un programa que proporciona fondos para el empleo a tiempo parcial para ayudar a los estudiantes que necesitan ayuda en la financiación de los costos de la educación postsecundaria. Puesto que la posición es financiada federalmente, requiere la prueba de la financiación. Cada estudiante otorgado la financiación se proporciona una "carta de premio" que debe presentarse en el momento de la entrevista al Gerente y el empleo a los recursos humanos (HR). Antes de cada trimestre, el estudiante debe presentar una carta de premio de renovación que muestra un premio continuo de fondos de estudio federal de trabajo. Los departamentos deben tener un presupuesto de estudio de trabajo administrado por el jefe de departamento.

¿Qué es un trabajador estudiantil, a tiempo parcial?

Los trabajadores de los estudiantes son trabajadores a tiempo parcial que son financiados por fondos generales que vienen directamente del presupuesto departamental. Para contratar a un trabajador estudiantil, usted debe tener fondos asignados para los trabajadores estudiantiles dentro del presupuesto y administrarlo eficazmente.

NOTA: Los dos presupuestos proceden de cuentas de fondos diferentes y no pueden entremezclarse.

Siglas:

FWS – Estudio de trabajo federal – los estudiantes otorgaron fondos federales por ayuda financiera
STU - Los trabajadores estudiantiles cuyo pago es financiado por financiamiento departamental
PSF – Formulario de estado de nómina
JD – Descripción del trabajo
SE – Coordinadora de RRHH-Coordinadora de RRHH de empleo estudiantil

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Contabilizar-quitar posiciones disponibles

Los supervisores deben presentar al Especialista en Adquisición de Talentos un Formulario de solicitud de requisición y Resumen del trabajo al solicitar una contabilización de trabajo.
1. Si la posición tiene múltiples contrataciones, por favor indíquelo en el formulario de solicitud de ADP.
El especialista en adquisición de talento notificará al Gerente de contratación una vez que la solicitud haya sido presentada.
Una vez aprobada la posición, el especialista en adquisición de talento le notificará al Gerente de contratación que la posición ha sido aprobada y contabilizada.
El puesto se publicará en Life. edu una vez aprobada la solicitud.
Envíe un correo electrónico al especialista en adquisición de talento si desea que se elimine la posición del sitio web de Life una vez que se haya completado la posición.

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Contratación de nuevos trabajadores estudiantiles

Todos los puestos de estudiantes trabajadores disponibles se publican en Life. edu

Los supervisores deben remitir a todos los estudiantes interesados al sitio web y proporcionar una copia del esquema en "cómo postularse para las posiciones estudiantiles" al estudiante, que puede encontrarse en la sección de formularios de esta página. De este modo, se asegurará de que reciban las instrucciones adecuadas sobre cómo solicitar un puesto de estudiante.

Las directrices se aplican a todos (FWS y Stu) a menos que se especifique específicamente:

Todos los estudiantes deben estar matriculados y registrados para las clases.
Los estudiantes solicitantes son enviados directamente a través de ADP al sumisión al Gerente de contratación para su revisión.
Met es responsabilidad del supervisor llamar y entrevistar a los solicitantes.

Prácticas recomendadas – los supervisores deben llamar a los solicitantes dentro de las 24 horas siguientes a la recepción de la solicitud.

FWS solamente: Durante el proceso de entrevista, los candidatos que solicitan un puesto de trabajo-estudio deben presentar un actual (con fecha de la semana en curso) carta de adjudicación para confirmar la financiación de la WS.

Nota: al contratar, el supervisor debe conservar una copia de la carta de premios del estudiante, el horario de clases y la descripción del trabajo para referencia futura. HR mantendrá los documentos originales en el archivo oficial del empleado.

Todos los solicitantes de estudiantes deben proporcionar un horario de clases al Gerente de contratación durante el proceso de entrevista.

RECORDATORIO: Durante el proceso de entrevista, es importante repasar la descripción del puesto y las funciones esenciales del mismo para asegurarse de que el estudiante entiende las expectativas del trabajo.

Si el supervisor desea contratar al solicitante:

El supervisor debe confirmar la financiación de WS durante el tiempo de la entrevista recibiendo una carta de premio del estudiante.
Los supervisores deben presentar el Nuevo formulario de estado de nómina de alquiler en DocuSign para iniciar la contratación.
Los supervisores deben ponerse en contacto con los no elegidos a los solicitantes que fueron entrevistados para informarles de que se ha seleccionado a otro candidato. Los supervisores pueden remitir a los solicitantes al sitio de empleo de RRHH y animarlos a que soliciten otra posición de estudiante publicado.
Al recibir el nuevo formulario de estatus de nómina de sueldos, HR confirmará el estado activo del estudiante y la financiación disponible para los candidatos de estudio de trabajo.
Una vez que se haya aprobado el formulario de estatus de nómina de sueldos nuevos, se enviará un correo electrónico que incluya los nuevos formularios de alquiler, así como información sobre cómo iniciar la detección de drogas/antecedentes Life Cuenta de email de la Universidad. Los supervisores están incluidos en todas las comunicaciones con los estudiantes.
El estudiante debe completar los formularios y comunicarse con HR para concertar una cita con el Coordinador de recursos humanos para completar el proceso de embarque.
Tenga en cuenta: ahora se les permitirá a los estudiantes completar su nuevo papeleo de alquiler con recursos humanos y ser autorizados a trabajar antes de completar la pantalla de medicamentos. Sin embargo, el estudiante tiene 10 días para completar la proyección una vez empleado.
Una vez que el papeleo ha sido procesado y considerado satisfactorio, el supervisor y el estudiante recibirán un correo electrónico de HR indicando que han sido autorizados a trabajar de acuerdo a la fecha efectiva indicada en el correo electrónico.
Los exámenes de drogas son requeridos como parte del proceso de embarque y serán iniciados por el Coordinador de RRHH para todos los estudiantes. Por favor anime a los estudiantes a completar este proceso tan pronto como sea posible para agilizar el proceso de embarque.
Es responsabilidad del supervisor asegurar que el estudiante complete su pantalla de medicamentos dentro de 10 días o que el estudiante será terminado.
FWS Only – servicio comunitario: Si el solicitante es contratado para un puesto de servicio a la comunidad, RRHH iniciará un control de drogas, una comprobación de antecedentes penales y, si el puesto requiere alguna interacción con niños, una comprobación del registro de delincuentes sexuales. Todas las comprobaciones de antecedentes y los controles de drogas se realizan a través de ADP.
Una vez que la pantalla de drogas se haya despejado, un correo electrónico que incluya los nuevos formularios de alquiler será enviado a la cuenta de correo electrónico de la Universidad Life del estudiante. Los supervisores están incluidos en todas las comunicaciones con los estudiantes.
El estudiante debe completar los formularios y comunicarse con HR para concertar una cita con el Coordinador de recursos humanos para completar el proceso de embarque.
Una vez que todo (papeleo, examen de drogas y verificación de antecedentes) ha sido procesado y considerado satisfactorio, el supervisor y el estudiante recibirán un correo electrónico de RRHH indicando que han sido autorizados a trabajar de acuerdo con el fecha efectiva que aparece en el correo electrónico.
Es responsabilidad del supervisor notificar al estudiante trabajador la fecha de incorporación al trabajo.

¡ los estudiantes no pueden trabajar hasta que el supervisor reciba la autorización de HR!
Los supervisores deben notificar al especialista en adquisición de talento en HR una vez que se haya llenado la posición y que se elimine la contabilización.

La posición permanecerá Publicada en el sitio web de la HR, y los estudiantes seguirán siendo referidos al supervisor de contratación hasta que recibamos notificación para remover la contabilización.

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Orientación departamental

Los nuevos trabajadores estudiantiles requerirán orientación y capacitación mientras se pasan a su nuevo rol y departamento.

El supervisor debe revisar la descripción del trabajo con el trabajador estudiantil.
Una vez revisada la descripción del puesto y firmado por el supervisor y el estudiante, escanear una copia a hr. Por favor asegúrese de que el nombre del estudiante se imprima legiblemente en la parte superior de la descripción del trabajo para asegurar la correcta presentación.

Una vez contratado, el supervisor tiene cinco días para escanear o enviar por correo interoficina la descripción del trabajo firmado a hr. Ejemplo: Si el estudiante fue contratado el 1 de marzo la descripción del trabajo debe ser escaneada a hr no más tarde del 6 de marzo.
Los supervisores deben entrenar a cada estudiante para documentar y enviar el tiempo trabajado. Los códigos de registro del ADP del estudiante se enviarán por correo electrónico a su correo electrónico de la Universidad una vez contratado.

El supervisor es responsable de asegurar que el trabajador estudiantil esté realizando su posición.

Sugerencia: cree una lista de artículos necesarios para que el estudiante realice su posición.
La lista de verificación puede consistir en lo que el estudiante será entrenado, su horario de trabajo y el presupuesto de su saldo de premios. También puede consistir en donde el estudiante se sentará, aparcará y cómo completar sus hojas de tiempo.

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Procesos y procedimientos

FWS solamente: Ya no hay un presupuesto de FWS departamental que signifique que no hay un límite en la cantidad de estudiantes de FWS que usted puede emplear en su departamento.

Sin embargo, los supervisores deben manejar los fondos del estudio del trabajo del estudiante individual.
La utilización de la hoja de cálculo del presupuesto de FWS ayudará a los jefes de departamento a seguir el uso de los fondos. Al final de esta guía aparece un ejemplo de esta hoja de cálculo. Por favor comuníquese con HR si no tiene una copia de esta hoja de cálculo.

Cada año fiscal, el Departamento de ayuda financiera premia a recipientes de ayuda financiera específicos con fondos de estudio de trabajo para todo el año fiscal. Los fondos se otorgan a los estudiantes basados en un análisis de necesidades y otros factores de ayuda financiera. La cantidad del Premio debe aparecer en la carta de premiación que indique los fondos para todo el año fiscal desglosado por el trimestre. Si necesita más información sobre el proceso de adjudicación, comuníquese con ayuda financiera.

Nota: FWS solamente: Después de cada período de pago, los supervisores que emplean a estudiantes de Estudio y Trabajo recibirán una notificación por correo electrónico de cortesía sobre los ingresos de sus estudiantes a los que les queden menos de 400 dólares en el trimestre. El correo electrónico no tendrá el uso de la semana actual, por lo que es

imprescindible utilizar esto como corrector para equilibrar lo que se ha calculado con su propia hoja de cálculo!

Los jefes de Departamento serán copiados.
Este informe viene de la ayuda financiera, así que cualquier pregunta se debe dirigir a ellos.
Si usted tiene la intención de permitir que el estudiante agote su saldo para el trimestre, por favor responda al correo electrónico de HR declarando que usted está permitiendo que el estudiante agote sus fondos para el trimestre y que usted y el estudiante entienda que un exceso no ocurrirá.
- No se permiten las sobreedades; la cantidad de cualquier exceso se carga al presupuesto normal de operación del Departamento.

Cada departamento es responsable de crear y aplicar las normas departamentales. Asegúrate de que haya un equilibrio y recuerda que, dado que son estudiantes trabajadores, la escuela es la prioridad. ¡ Los estudiantes trabajadores no pueden trabajar más de 25 horas en una semana!¡! Los supervisores y los estudiantes son responsables de la integridad de las horas representadas en cada hoja de horas aprobada. Los supervisores deben asegurarse de que el estudiante trabajador cumpla con lo establecido.
Los estudiantes trabajadores deben tener siempre supervisión. Si no está disponible para supervisar, asegúrese de designar a un miembro del personal responsable para que le ayude durante su ausencia. Los estudiantes no pueden estar en un papel de supervisión! Los estudiantes deben tener un miembro del personal que será capaz de articular lo que se espera de ellos, responder a las preguntas y verificar las horas trabajadas

Un supervisor en el sitio debe estar disponible para preguntas y direcciones. También deben ser capaces de verificar y aprobar las horas que los estudiantes han trabajado. Los estudiantes no pueden tomar decisiones departamentales como el presupuesto, por ejemplo. En la mayoría de los casos, el trabajador estudiantil es contratado para ayudar y proporcionar apoyo al personal.

FWS solamente: Los supervisores deben asegurarse de que el estudiante no trabaje durante las horas de clase programadas. Permitir que un estudiante trabaje mientras el estudiante debe asistir a clase es una violación directa de los requisitos federales, lo que lo hace Es imprescindible obtener un horario de clases antes de trabajar.

FWS solamente: Los estudiantes de estudio de trabajo no deben repasar su balance de premios! Los supervisores deben asegurarse de que el trabajador estudiantil cumple.
- La hoja de cálculo de estudio de trabajo no es obligatoria, pero es una herramienta útil para rastrear el presupuesto y las horas para cada estudiante.
Los estudiantes pueden tener dos posiciones WS por trimestre siempre y cuando la posición secundaria de WS sea el servicio comunitario de efecto ondulado. Esto es inclusivo del trabajo federal del estudio y del empleo del trabajador del estudiante..
- Hay una excepción para las posiciones pagadas de una fuente alternativa, tal como amaestrador personal del bienestar, nota-tomador de SSC, etc.

FWS solamente: Los supervisores son responsables de obtener un actual carta de adjudicación del estudiante trabajador cada trimestre antes de permitirles trabajar. El estudiante puede recuperar su carta de concesión desde su cuenta de EagleNet. Sestudiantes que no han recibido fondos de estudios de trabajo no pueden trabajar en una posición de estudio de trabajo!
- Los estudiantes que están interesados en trabajar, pero no tienen fondos de estudio de trabajo que se les ha adjudicado, deben ir a ayuda financiera para determinar si los fondos de estudio de trabajo pueden ser adjudicados.
- Los estudiantes que tienen cambios (disminución o aumento) a su cantidad de premio deben presentar una nueva carta de premio al supervisor.
  - Si el estudiante tiene un cambio en su saldo de premios, puede enviar un correo electrónico al Coordinador de RRHH como un programa para su informacion.

¡ No permita que los estudiantes trabajen hasta que hayan sido contratados y hayan recibido autorización de la HR!

Una vez que el estudiante haya recibido la autorización de RRHH para trabajar, podrá empezar a trabajar en la fecha oficial de contratación indicada en el correo electrónico al supervisor. Todas las autorizaciones se enviarán por correo electrónico.
Los estudiantes deben ser matriculados en la escuela y matriculados para las clases para participar en el programa de trabajadores estudiantiles.

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Tiempo/asistencia

Es responsabilidad del supervisor entrenar a los estudiantes en la presentación de su tiempo a través de ADP antes del día de aprobación de tarjeta.
- Sugerencia: hacer que los estudiantes entren horas cada día de trabajo para mantener un registro exacto de horas trabajadas y para evitar tratar de localizar a los estudiantes a las horas de entrada en el momento de la nómina.
- Tenga un libro de registro/de salida o horas para la auditoría para asegurar que las horas están siendo correctamente rastreadas y enviadas.
Los supervisores deben designar a un supervisor alterno para delegar la autorización de horas y la gerencia de los trabajadores del estudiante en su ausencia. Mantenga los suplentes actualizados con su lista de estudiantes actual si ocurre una emergencia.
Importante! Los supervisores deben ordenar un plazo de tarjeta para que los trabajadores estudiantes revisen y aprueben tarjetas cada nómina el lunes. El supervisor debe asegurarse de que cada trabajador estudiantil es consciente del tarjeta y las consecuencias (ver ADVERTENCIA y sanciones) asociadas con no adherirse a la fecha límite.
- El límite normal para todos los envíos de tarjetas de tiempo por los estudiantes para la semana es de 3:00 p.m. cada viernes.

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Violaciones

Programa Federal de Estudio y Trabajo No es un sustituto para personal!
- Es contra la política de FWS emplear a un trabajador del estudiante en lugar de personal del personal.
  - Ejemplo: En lugar de contratar a un empleado de plantilla a tiempo completo para que le ayude en las tareas de oficina, el supervisor decide contratar a tres estudiantes de Estudio y Trabajo para que realicen las mismas tareas que normalmente equivaldrían a un puesto de plantilla a tiempo completo. Esto se consideraría un VIOLACIÓN de la política de FWS, y la Universidad podría perder todos los fondos federales.

Los estudiantes no pueden trabajar en lugares no autorizados o viajar a destinos no aprobados para tareas de estudio de trabajo.

Los supervisores que permiten a los estudiantes conducir vehículos de la compañía tales como coches, furgonetas o carros de golf deben tener el registro del estudiante con el Departamento de la gerencia de las instalaciones.
Todos los puestos de estudiantes son puestos de trabajo; los estudiantes deben realizar tareas durante su tiempo de trabajo programado como se describe en su descripción de trabajo.
Las descripciones del trabajo y los ajustes salariales deben ser aprobados por HR. Los cambios o correcciones a la descripción del trabajo o al salario también deben ser aprobados por HR.

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Terminaciones

Los supervisores deben asegurar que las terminaciones se envían vía DocuSign una vez que un estudiante se ha graduado, retirado, transferido o desafiliado. Los estudiantes que ya no están activos en la Universidad deben ser terminados.
Los estudiantes que no han trabajado un cuarto entero deben ser terminados.
"no show, no Call" durante una semana puede resultar en una terminación para el estudiante.
Los estudiantes que han agotado los fondos de estudio de trabajo deben dejar de trabajar! Si el estudiante obtiene un aumento en los fondos de estudio de trabajo, debe proporcionar al supervisor una nueva carta de premiación que indique los fondos adjudicados. HR debe recibir una copia de la nueva carta de premiación.

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Advertencias y sanciones

Los supervisores deben asegurarse de que todas las entradas en ADP se firmen antes de las 17:00 horas de los lunes durante la semana de la nómina. Sin excepciones!
- Primer envío de hojas de horas tardías: se emite una advertencia.
- Segundo envío de hojas de horas tardías: el departamento puede perder todos los privilegios de estudio de trabajo.
- La nómina notificará a hr de cualquier ocurrencia.
Una vez que los supervisores han sido notificados por HR que un estudiante debe suspender el trabajo, y el estudiante continúa trabajando más allá de la advertencia, esto resultará en una posible pérdida de estudiantes de estudio de trabajo para todo el Departamento.
- Primera notificación: se emite una advertencia.
- Segunda notificación: el departamento puede perder todos los privilegios de estudio de trabajo.
Los supervisores no deben permitir que los estudiantes trabajen o presenten más de 20 horas en una semana de trabajo.
- Primera notificación: se emite una advertencia.
- Segunda notificación: el departamento puede perder todos los privilegios de estudio de trabajo.
- La nómina notificará a hr de cualquier ocurrencia.
Los supervisores no deben permitir que los estudiantes trabajen antes de que hayan sido despejados por HR.
- Primera notificación: se emite una advertencia.
- Segunda notificación: el departamento puede perder todos los privilegios de estudio de trabajo.
Todas las penalizaciones son inclusivas durante todo el año y durarán por el resto del año fiscal (Summer-Spring).

Ejemplo: en el trimestre de otoño, el supervisor permite que un estudiante trabaje antes de que el/ella haya sido autorizado por HR, y en el trimestre de primavera, el supervisor permite que otro estudiante trabaje más de 20 horas en una semana. Debido a que el supervisor tuvo dos ocurrencias que ocurrieron en el mismo año, el departamento puede perder todos los privilegios de estudio de trabajo para el resto de todo el año fiscal.

FWS sólo:

Los supervisores que permiten que los estudiantes repasen su límite de adjudicación:
- Todas las sobreedades serán evaluadas al presupuesto del Departamento.
  - Las sobreedades se evaluarán al final de cada trimestre o al principio del trimestre próximo (entre el descanso).
- La ayuda financiera notificará a hr de cualquier ocurrencia.
- Los jefes de Departamento serán notificados.
Los supervisores que permiten a los estudiantes federales de trabajo-estudio trabajar sin fondos de estudio o obtener una carta de premio:
- Todos los saldos serán evaluados en el presupuesto del Departamento.
  - Las sobreedades se evaluarán al final de cada trimestre o al principio del trimestre próximo (entre el descanso).
- La ayuda financiera notificará a hr de cualquier ocurrencia.
- Los jefes de Departamento serán notificados.
PERÍODO DE NO TRABAJAR: FWS y STU no pueden trabajar durante las dos últimas semanas del trimestre de primavera en preparación para el nuevo año fiscal que comienza en julio. Tampoco se les permite trabajar durante las vacaciones de invierno de diciembre, cuando la Universidad está cerrada.
- Hay una excepción para aquellos aprobados para trabajar en el centro de bienestar y en los servicios de inscripción.
- Puede haber excepciones para aquellos que son pagados por fondos alternativos, tales como entrenador personal, Asistente de investigación, etc.

Asegúrese de leer todos los correos electrónicos y memorandos enviados por RRHH en relación con los estudiantes trabajadores.

Las sanciones asociadas al programa de Estudio y Trabajo se aplican para asegurar que la Universidad Life cumpla con todas las regulaciones federales y para ofrecer a todos los estudiantes elegibles la oportunidad de ganar un ingreso extra mientras obtienen una valiosa experiencia laboral.

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Consejos para tener un equipo de trabajo de estudio exitoso

Cree su guía departamental o Checklist.
Revise la descripción del trabajo con el estudiante.
Comience una orientación para los nuevos trabajadores.
1. Revise el horario de clases del estudiante para asegurarse de que no entra en conflicto con su horario de trabajo.
2. Donde se sentarán.
3. Vestido/vestimenta.
4. Funciones de la posición diaria.
5. Fondos para estudios de trabajo.
6. Plazos (enfatiza)!!!
  1. Entrenar en el tiempo de entrada en ADP Daily.
  2. Capacite a los estudiantes para que registren correctamente los tiempos de inscripción/salida.

Proporcione hora límite para tener horas ingresadas en ADP por nómina el lunes.

Etiqueta de teléfono.
Ausentismo, tardanza, "no show, no Call".
¿Cuántas veces es aceptable para su Departamento?
¿Hay alguna sanción por no seguir las reglas?
Opcional – acuerdo de confidencialidad: no todas las posiciones requieren que el estudiante firme un acuerdo de confidencialidad; sin embargo, si se trata de un requisito de la posición, asegúrese de que está firmado e incluido en el archivo. Si tiene alguna pregunta con respecto a un acuerdo de confidencialidad, por favor no dude en llegar a hr.
Opcional – acuerdo de conducción: Si el estudiante va a operar un vehículo Universitario de Life, requerirá la aprobación previa a través de la gestión de las instalaciones. Póngase en contacto con el Gerente de operaciones en gestión de instalaciones para obtener los documentos de aprobación. Imprima una copia del documento y proporcione una copia al estudiante.

Recuerda: Estos son ¡ estudiantes de estudio de trabajo! Tengan paciencia, ya que a veces hay que formar y educar a los alumnos sobre la manera correcta de comportarse en un lugar de trabajo. Su primera obligación es su trabajo escolar, pero también se emplean en una posición de pago de salarios.

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Trabajo-estudio y proceso de contratación a tiempo parcial

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Formas

Formulario de solicitud de requisición

Resumen del trabajo de ADP

Cómo solicitar cargos estudiantiles

Ejemplo de hoja de cálculo del presupuesto de estudio de trabajo