Guida per l'assunzione e la gestione per i lavoratori studenti

 
1. Introduzione
2. Distacco-rimozione posizioni disponibili
3. Assunzione di nuovi lavoratori studenti
4. Orientamento dipartimentale
5. Processo e procedure
6. Tempo/presenze/a >
7. Violazioni
8. Terminazioni
9. Avvertenze e sanzioni
10. Suggerimenti per avere un team di lavoro di successo di studio
11. Lavoro-studio e part-time studente processo di assunzione-Outline
12. Forme

Introduzione

Cos'è il Work-study?

Lo studio federale di lavoro (FWS) è un programma che fornisce fondi per l'occupazione a tempo parziale per aiutare gli studenti che hanno bisogno di aiuto nel finanziamento dei costi di istruzione postsecondary. Poiché la posizione è finanziata federalmente, richiede la prova di finanziamento. Ogni studente assegnato finanziamenti è fornito una "lettera di aggiudicazione" che deve essere presentata al momento dell'intervista al Manager e l'occupazione per le risorse umane (HR). Prima di ogni trimestre, lo studente deve presentare una lettera di premio di rinnovo che mostra un continuo Federal work-studio Funds Award. I reparti devono avere un preventivo di studio del lavoro che è diretto dalla testa di reparto.

Che cosa è un lavoratore studente, part-time?

Gli operai dell'allievo sono operai part-time che sono finanziati dai fondi monetari generali che vengono direttamente dal preventivo dipartimentale. Per assumere un lavoratore studente, è necessario disporre di fondi assegnati per i lavoratori studenti all'interno del bilancio e gestire in modo efficace.

NOTA: I due bilanci provengono da conti di fondi diversi e non possono mescolarsi.     

Acronimi:

• FWS -Studio federale di lavoro-gli studenti hanno premiato i fondi federali con l'aiuto finanziario
• STU - Lavoratori studenti la cui retribuzione è finanziata da finanziamenti dipartimentali
• PSF -Forma di stato Payroll
• JD – Descrizione del lavoro
• SE – Coordinatore HR-coordinatore HR occupazione

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Distacco-rimozione posizioni disponibili

1. I supervisori devono presentare al Talent Acquisition Specialist un Modulo richiesta richieste e Riepilogo del lavoro Quando si richiede un job distacco.
   1. Se la posizione avrà più assunzioni, indicare il modulo di richiesta ADP.
2. Lo specialista di aquisizione di talento notificherà al gestore assumente una volta che la richiesta è stata presentata.
3. Una volta che la posizione è stata approvata, lo specialista di aquisizione di talento notificherà al gestore assumente che la posizione è stata approvata e pubblicata.
4. La posizione sarà pubblicata su Life. edu una volta che la requisizione è stata approvata.
5. E-mail lo specialista di acquisizione di talenti se si desidera che la posizione rimossa dal sito Life una volta che la posizione è stata riempita.

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Assunzione di nuovi lavoratori studenti

 Tutte le posizioni disponibili per gli studenti lavoratori sono pubblicate su Life. edu

I supervisori dovrebbero indirizzare tutti gli studenti interessati al sito web e fornire una copia dello schema su "come fare domanda per le posizioni dell'allievo" allo studente, che può essere trovato nella sezione moduli di questa pagina. Questo assicurerà che ricevano le giuste istruzioni su come fare domanda per una posizione da studente.

Le linee guida si applicano a tutti (FWS e Stu) se non specificamente indicato:

• Tutti gli studenti devono essere iscritti attivamente e registrati per le classi.
• I candidati dell'allievo sono trasmessi direttamente tramite l'ADP sulla presentazione al gestore assumente per la revisione.
• Hola t è la responsabilità del soprintendente per denominare ed intervistare i candidati.

• Best Practices – i supervisori dovrebbero chiamare i richiedenti entro 24 ore dalla ricezione della domanda.

• Solo FWS:  Durante il processo di intervista, i candidati che fanno domanda per una posizione Work-Study devono presentare un corrente Lettera di assegnazione (datata entro la settimana corrente) per confermare il finanziamento del WS.

• Nota: al momento del noleggio, il supervisore dovrebbe conservare una copia della lettera di premio dello studente, la pianificazione della classe e la descrizione del lavoro per riferimento futuro. HR manterrà i documenti originali nel file ufficiale dei dipendenti.

• Tutti i candidati dell'allievo dovrebbero fornire un programma del codice categoria al gestore assumente durante il processo di intervista.

• RICORDA: Durante il processo di colloquio, è importante rivedere la descrizione del lavoro e i doveri essenziali del lavoro per assicurarsi che lo studente capisca le aspettative del lavoro.

• Se il supervisore desidera assumere il richiedente:

• Il supervisore deve confermare il finanziamento WS durante il periodo di colloquio, ricevendo una lettera di premio da parte dello studente.
• I supervisori devono presentare il Nuovo noleggio forma di stato Payroll in DocuSign per avviare l'assunzione.
• I supervisori dovrebbero contattare il non scelto i candidati che sono stati intervistati per informarli che un altro candidato è stato selezionato. I soprintendenti possono rinviare i candidati di nuovo al luogo di occupazione di ora e li incoraggiano a fare domanda per un'altra posizione distaccata dell'allievo.
• Al ricevimento del nuovo modulo di stato del libro paga di noleggio, HR confermerà lo stato attivo dello studente e il finanziamento disponibile per i candidati studio di lavoro.
• Una volta che la nuova forma del libro paga di stipendio è stata approvata, un'email che include le nuove forme di noleggio così come le informazioni su come iniziare la droga/selezione della priorità bassa sarà trasmessa allo studente Life Account e-mail dell'Università. I superVisori sono inclusi in tutte le comunicazioni con gli studenti.
• Lo studente dovrebbe completare i moduli e contattare HR per programmare un appuntamento con il coordinatore HR per completare il processo di on-boarding.
• NOTI prego: gli alLievi ora saranno permessi completare il loro nuovo lavoro di ufficio di noleggio con l'ora ed essere autorizzati per funzionare prima del completamento dello schermo della droga. Tuttavia, lo studente ha 10 giorni per completare lo screening una volta impiegato.
• Una volta che il lavoro di ufficio è stato elaborato e ritenuto soddisfacente, il supervisore e studente riceverà una e-mail da HR indicando che sono stati autorizzati a lavorare in base alla data effettiva elencati sulla e-mail.
• Le proiezioni della droga sono richieste come componente del processo di on-boarding e saranno iniziate dal coordinatore di ora per tutti i candidati dell'allievo. Si prega di incoraggiare gli studenti a completare questo processo il più presto possibile per accelerare il processo di on-boarding.
• È responsabilità del soprintendente accertarsi che l'operaio dello studente completi il suo schermo della droga entro 10 giorni o lo studente sarà terminato.
• Solo FWS – servizio comunitario: Se il candidato viene assunto per una posizione di servizio alla comunità, le Risorse Umane avvieranno uno screening antidroga, un controllo dei precedenti penali e, se la posizione richiede interazioni con i bambini, un controllo del registro degli autori di reati sessuali. Tutti i controlli sul background e i test antidroga sono completati tramite ADP.
• Una volta che lo schermo del farmaco ha cancellato, una e-mail che include i nuovi moduli di noleggio saranno inviate al Student ' s Life University account di posta elettronica. I supervisori sono inclusi in tutte le comunicazioni con gli studenti.
• Lo studente dovrebbe completare i moduli e contattare HR per programmare un appuntamento con il coordinatore HR per completare il processo di on-boarding.
• Una volta che tutto (documenti, test antidroga e controllo dei precedenti) è stato elaborato e ritenuto soddisfacente, il supervisore e lo studente riceveranno un'e-mail da HR che indica che sono stati autorizzati a lavorare secondo la Data effettiva elencati nell'e-mail.
• È responsabilità del supervisore notificare allo studente lavoratore la data del rapporto di lavoro.

• Gli studenti non possono lavorare fino a quando il supervisore riceve l'autorizzazione da HR!
• I supervisori devono informare lo specialista di acquisizione di talenti in HR una volta che la posizione è stata riempita ed avere il distacco rimosso.

• La posizione rimarrà pubblicata sul sito web HR, e gli studenti continueranno ad essere riferiti al supervisore assumente fino a quando riceviamo notifica per rimuovere il distacco.

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Orientamento dipartimentale

• I nuovi operai dell'allievo richiederanno la guida e la formazione mentre si trasformano nel loro nuovo ruolo e reparto.

• Il supervisore deve rivedere la descrizione del lavoro con il lavoratore studente.
• Una volta che la descrizione del lavoro è stata rivista e firmato sia dal supervisore e studente, eseguire la scansione di una copia in hr. Si prega di assicurarsi che il nome dello studente è stampato leggibile nella parte superiore della descrizione del lavoro per garantire il corretto deposito.

• Una volta assunto, il supervisore ha cinque giorni per la scansione o inviare in Interoffice mail la descrizione del lavoro firmato per HR. Esempio: se lo studente è stato assunto 1 marzo la descrizione del lavoro deve essere scansionata all'HR entro e non oltre il 6 marzo.
• I soprintendenti sono tenuti ad addestrare ogni allievo sulla documentazione e sull'invio del tempo funzionato. I codici di registrazione ADP dello studente vengono inviati via email alla loro email universitaria una volta assunti.

• Il supervisore è responsabile dell'accertamento che il lavoratore dell'allievo stia effettuando la sua posizione.

• Suggerimento: creare una lista di elementi necessari per lo studente per svolgere la sua posizione.
• La lista di controllo può consistere di che cosa lo studente sarà addestrato sopra, del loro programma del lavoro e di bilancio il loro equilibrio del premio. Può anche consistere in cui lo studente si siederà, parco e come completare i loro fogli di tempo.

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Processo e procedure

• Solo FWS:  Non c'è più un budget dipartimentale FWS significato che non c'è un tappo sulla quantità di studenti FWS che si può impiegare nel vostro reparto.

• Tuttavia, i soprintendenti devono gestire i fondi di studio del lavoro dello studente specifico.
• Utilizzando il foglio di calcolo FWS bilancio aiuterà capo reparto tenere traccia di utilizzo dei fondi. Un esempio di questo foglio di calcolo è descritto alla fine di questa guida. Si prega di contattare HR se non si dispone di una copia di questo foglio di calcolo.

Ogni anno fiscale, il Dipartimento per gli aiuti finanziari premia specifici beneficiari di aiuti finanziari con fondi di studio per l'intero anno fiscale. I fondi sono assegnati agli studenti sulla base di un'analisi dei bisogni e di altri fattori di aiuto finanziario. L'importo del premio dovrebbe figurare nella lettera di aggiudicazione che indichi i fondi per l'intero anno fiscale ripartito dal trimestre. Se richiedete maggiori informazioni sul processo di aggiudicazione, contattate l'assistenza finanziaria.

• Nota: FWS solo: Dopo ogni periodo di paga, i supervisori che impiegano studenti Work-Study riceveranno una notifica via e-mail di cortesia dei guadagni dei loro studenti che hanno meno di 400 dollari rimanenti nel trimestre. L'e-mail non avrà l'uso della settimana corrente, quindi è

imperativo utilizzare questo come un ispettore per equilibrare che cosa avete computato con il vostro proprio foglio elettronico!

• I capi dipartimento saranno copiati.
• Questo rapporto viene dall'aiuto finanziario, in modo da tutte le domande dovrebbero essere dirette a loro.
• Se avete intenzione di permettere allo studente di esaurire il loro saldo per il trimestre, si prega di rispondere alle e-mail da HR indicando che si sta permettendo allo studente di esaurire i loro fondi per il trimestre e che voi e lo studente a capire un eccessivo non si verificherà.
  • Le interruzioni non sono consentite; l'importo di qualsiasi eccedenza è addebitato al bilancio operativo normale del dipartimento.

• Ogni dipartimento è responsabile della creazione e dell'attuazione delle regole del dipartimento. Assicurati che ci sia un equilibrio e ricorda che, essendo studenti lavoratori, la priorità è la scuola. I lavoratori degli studenti non possono lavorare più di 25 ore in una settimana!! I supervisori e gli studenti sono responsabili dell'integrità delle ore rappresentate su ogni timesheet che viene approvato. I supervisori devono assicurarsi che lo studente lavoratore si conformi. 
•  Gli studenti lavoratori devono sempre avere una supervisione. Se non sei disponibile a supervisionare, assicurati di designare un membro del personale responsabile che assista durante la tua assenza. Gli studenti non possono essere in un ruolo di vigilanza! Gli studenti dovrebbero avere un membro del personale che sarà in grado di articolare ciò che ci si aspetta da loro, rispondere alle domande e verificare ore lavorate

• Un supervisore in loco deve essere disponibile per domande e direzioni. Devono anche essere in grado di verificare e approvare le ore che gli studenti hanno lavorato. Gli studenti non possono prendere decisioni dipartimentali come il budget, per esempio. Nella maggior parte dei casi, il lavoratore studente è assunto per assistere e fornire supporto al personale.

• Solo FWS: I supervisori devono assicurarsi che lo studente non stia lavorando durante le ore di lezione programmate! Consentire a uno studente di lavorare mentre lo studente dovrebbe frequentare la classe è una diretta violazione dei requisiti federali, che lo rende imperativo ottenere un orario delle lezioni prima di lavorare.

• Solo FWS: Gli allievi di lavoro-studio non devono andare sopra il loro equilibrio del premio! I soprintendenti devono accertare il lavoratore dello studente conforme.
  • Il foglio di lavoro-studio non è obbligatorio, ma è uno strumento utile per tracciare il budget e le ore per ogni studente.
• Gli studenti possono avere due posizioni WS per trimestre fino a quando la posizione WS secondario è servizio comunità effetto ondulazione. Questo è comprensivo di studio di lavoro federale e lavoro studente lavoratore..
  • Vi è un'eccezione per le posizioni pagate da una fonte alternativa, come Wellness personal trainer, SSC nota-Taker, ecc.

• Solo FWS: I supervisori sono responsabili di ottenere un corrente lettera di aggiudicazione da parte del lavoratore studente ogni trimestre prima di permettergli di lavorare. Lo studente può recuperare la sua lettera di assegnazione dal suo account EagleNet. Students che non hanno ricevuto fondi di studio di lavoro non possono lavorare in una posizione di studio-lavoro!
  • Gli allievi che sono interessati nel funzionamento, ma non hanno fondi monetari di Work-Study assegnati loro, devono andare agli aiuti finanziari per determinare se i fondi monetari di lavoro-studio possono essere assegnati.
  • Gli studenti che hanno cambiamenti (diminuzione o aumento) per il loro importo di aggiudicazione deve presentare una nuova lettera di aggiudicazione al supervisore.
    • Se lo studente ha un cambiamento nel loro saldo di aggiudicazione, è possibile e-mail il coordinatore HR come FYI.

Non permettere agli studenti di lavorare fino a quando non sono stati assunti e ha ricevuto la clearance da HR!

• Una volta che lo studente ha ricevuto l'autorizzazione dalle Risorse Umane a lavorare, può iniziare a lavorare nella data ufficiale di assunzione indicata nell'e-mail al supervisore. Tutte le autorizzazioni saranno inviate via e-mail. 
• Gli studenti devono essere iscritti a scuola e registrati per le classi di partecipare al programma di lavoro studentesco.

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Tempo/frequenza

• È responsabilità del supervisore di formare i lavoratori degli studenti a presentare il loro tempo tramite ADP prima del giorno di approvazione Timecard.
  • Suggerimento: i lavoratori studente entrare ore ogni giorno lavorativo per mantenere un record accurato di ore lavorate e per evitare di cercare di individuare gli studenti a ore di input al momento del libro paga.
  • Disporre di un libro di accesso/registrazione o schede attività per il controllo per garantire che le ore siano accuratamente monitorate e inviate.
• I supervisori dovrebbero designare un supervisore alternativo per delegare l'autorizzazione delle schede attività e la gestione dei lavoratori studenti in loro assenza. Mantieni alternative aggiornate con il tuo attuale roster studentesco se si verifica un'emergenza.
• Importante! I soprintendenti dovrebbero affidare un termine Timecard affinchè gli operai dell'allievo esaminino ed approvare cartellini ogni libro paga lunedì. Il supervisore deve garantire che ogni lavoratore studente è a conoscenza del taglio Timecard e le conseguenze (Vedi avviso e sanzioni) associati a non rispettare la scadenza.
  • Il cutoff normale per tutte le presentazioni di carta di tempo da parte degli studenti per la settimana è di 3:00 p.m. ogni venerdì.

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Violazioni

• Programma federale di studio del lavoro Non è un sostituto per il personale!
  • È contro la politica FWS impiegare un lavoratore studente al posto del personale.
    • Esempio: Invece di assumere un dipendente a tempo pieno per assistere nei compiti d'ufficio, il supervisore decide di assumere tre studenti Work-Study per svolgere gli stessi compiti che normalmente corrispondono a una posizione a tempo pieno del personale. Questo sarebbe considerato un VIOLAZIONE della politica FWS, e l'Università potrebbe perdere tutti i finanziamenti federali.

• Gli allievi non possono funzionare alle posizioni non autorizzate o viaggiare alle destinazioni non approvate per i compiti di lavoro-studio.

• I soprintendenti che permettono che gli allievi guidino i veicoli dell'azienda quali le automobili, i furgoni o i golf cart devono avere il registro dell'allievo con il reparto della gestione delle facilità.
• Tutte le posizioni degli studenti sono posizioni di lavoro; gli studenti devono svolgere compiti durante il loro orario di lavoro programmato, come indicato nella loro descrizione del lavoro.
• Le descrizioni del lavoro e le regolazioni dello stipendio devono essere approvate dall'HR. Eventuali modifiche o correzioni alla descrizione del lavoro o al salario devono essere approvate anche dall'HR.

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Terminazioni

• I supervisori devono garantire che le terminazioni siano inviate via DocuSign una volta che uno studente si è laureato, ritirato, trasferito o disiscritto. Gli studenti che non sono più attivi all'università devono essere interrotti.
• Gli studenti che non hanno lavorato un intero trimestre deve essere terminato.
• "no show, nessuna chiamata" per una settimana può provocare una terminazione per lo studente.
• Gli studenti che hanno esaurito i fondi di studio di lavoro devono smettere di lavorare! Se lo studente ottiene un aumento dei fondi per lo studio del lavoro, deve fornire al supervisore una nuova lettera di aggiudicazione che indichi i fondi assegnati. L'HR dovrebbe ricevere una copia della nuova lettera di aggiudicazione.

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Avvertenze e sanzioni

• I supervisori devono assicurarsi che tutte le voci in ADP siano firmate entro e non oltre le 17:00 del lunedì durante la settimana dello stipendio. Nessuna eccezione!
  • Prima presentazione in ritardo della scheda attività: viene emesso un avviso.
  • Seconda presentazione in ritardo della scheda attività: il reparto può perdere tutti i privilegi di studio di lavoro.
  • Payroll notificherà HR di eventuali occorrenze.
• Una volta che le autorità di vigilanza sono state notificate da HR che uno studente deve interrompere il lavoro, e lo studente continua a lavorare oltre l'avvertimento, questo si tradurrà in una possibile perdita di studenti di lavoro-studio per l'intero dipartimento.
  • Prima notifica: viene emesso un avviso.
  • Seconda notifica: il dipartimento può perdere tutti i privilegi di studio di lavoro.
• I supervisori non dovrebbero permettere agli studenti di lavorare o presentare più di 20 ore in una settimana di lavoro.
  • Prima notifica: viene emesso un avviso.
  • Seconda notifica: il dipartimento può perdere tutti i privilegi di studio di lavoro.
  • Payroll notificherà HR di eventuali occorrenze.
• I supervisori non dovrebbero permettere agli studenti di lavorare prima che siano stati cancellati dalle HR.
  • Prima notifica: viene emesso un avviso.
  • Seconda notifica: il dipartimento può perdere tutti i privilegi di studio di lavoro.
• Tutte le sanzioni sono comprensive per l'intero anno e durerà per il resto dell'anno fiscale (estate-primavera).

Esempio: nel trimestre autunnale, il supervisore permette a uno studente di lavorare prima che lui/lei sia stato cancellato dall'HR, e nel trimestre primaverile, il supervisore permette a un altro studente di lavorare più di 20 ore in una settimana. Poiché il soprintendente ha avuto due avvenimenti che sono accaduto durante lo stesso anno, il reparto può perdere tutti i privilegi di funzion-Studio per il resto dell'intero anno fiscale.

FWS solo:

• Supervisori che permettono agli studenti di andare oltre il loro limite di aggiudicazione:
  • Tutte le età saranno valutate al bilancio del dipartimento.
    • Le interruzioni saranno valutate alla fine di ogni trimestre o all'inizio del prossimo trimestre (tra la pausa).
  • L'aiuto finanziario notificherà HR di eventuali occorrenze.
  • I capi dipartimento saranno informati.
• I soprintendenti che permettono che gli allievi di lavoro-studio federali lavorino senza fondi di work-study o ottenendo una lettera di premio:
  • Tutti i saldi saranno valutati al bilancio del dipartimento.
    • Le interruzioni saranno valutate alla fine di ogni trimestre o all'inizio del prossimo trimestre (tra la pausa).
  • L'aiuto finanziario notificherà HR di eventuali occorrenze.
  • I capi dipartimento saranno informati.
• PERIODO DI BLACK-OUT: FWS e STU non sono autorizzati a lavorare durante le ultime due settimane del trimestre primaverile in preparazione del nuovo anno fiscale che inizia a luglio. Non sono anche autorizzati a lavorare durante la pausa invernale di dicembre, quando l'università è chiusa.
  • Vi è un'eccezione per coloro che sono autorizzati a lavorare nel centro benessere e nei servizi di iscrizione.
  • Ci possono essere eccezioni per coloro che sono pagati da fondi alternativi, come personal trainer, Assistente di ricerca, ecc.

• Assicurati di leggere tutte le e-mail e i promemoria inviati dalle Risorse Umane riguardo ai lavoratori studenti.

Le sanzioni associate al programma Work-Study sono applicate per assicurare che Life University sia conforme a tutti i regolamenti federali e per offrire a tutti gli studenti idonei l'opportunità di guadagnare un reddito extra mentre ottengono una preziosa esperienza lavorativa.

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Suggerimenti per avere un lavoro di successo-team di studio

1. Crea la tua guida o lista di controllo dipartimentale.
2. Esaminare la descrizione del lavoro con lo studente.
3. Inizia un orientamento per i nuovi lavoratori.
   1. Esaminare la pianificazione della classe dello studente per assicurarsi che non sia in conflitto con il programma di lavoro.
   2. Dove si sederanno.
   3. Abito/abbigliamento.
   4. Funzioni di posizione giorno per giorno.
   5. Fondi di lavoro-studio.
   6. Scadenze (enfatizzare)!!!
      1. Treno per entrare nel tempo in ADP Daily.
      2. Formare gli studenti per registrare correttamente i tempi di accesso/Sign-out.

• Fornire il tempo di scadenza per avere ore iscritte in ADP dal libro paga Lunedi.

1. Galateo telefonico.
2. Assenteismo/ritardo/"no show, nessuna chiamata".
3. Quante volte è accettabile per il suo dipartimento?
4. Ci sono sanzioni per non aver seguito le regole?
5. Facoltativo – accordo di riservatezza: non tutte le posizioni richiedono che lo studente firmi un accordo di riservatezza; Tuttavia, se questo è un requisito della posizione, assicurarsi che sia firmato e incluso nel file. Se avete qualunque domande per quanto riguarda un accordo di riservatezza, non esiti prego a raggiungere fuori all'HR.
6. Facoltativo-accordo di guida: se lo studente sarà operativo un veicolo Life universitario, che richiederà l'approvazione previa attraverso la gestione delle strutture. Si prega di contattare il gestore delle operazioni in gestione delle strutture per ottenere i documenti di approvazione. Stampare una copia del documento e fornire una copia allo studente.

Ricordate: Questi sono Studenti di lavoro-studio! Siate pazienti, perché a volte dobbiamo formare ed educare gli studenti sui modi corretti di comportarsi in un luogo di lavoro. Il loro primo obbligo è il loro lavoro scolastico, ma sono anche impiegati in una posizione retributiva.

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Lavoro-studio e processo di assunzione part-time

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Forme

 
Modulo richiesta richieste
 
ADP Job Riepilogo
 
Come fare domanda per le posizioni degli studenti
 
Lavoro studio budget foglio di calcolo esempio