Veileder for ansettelse og ledelse for studentarbeidere

 
1. INTRODUKSJON
2. LEGGE TILGJENGELIGE POSISJONER FJERNER
3. ANSETTE NYE STUDENTARBEIDERE
4. AVDELINGSORIENTERING
5. PROSESS OG PROSEDYRER
6. TID/NÆRVÆRELSE/a>
7. BRUDD
8. OPPSIGELSER
9. ADVARSLER OG STRAFF
10. TIPS FOR Å HA ET SUKSESSERT ARBEIDSSTUDIETEAM
11. ARBEIDSSTUDIE OG DELTIDS STUDENTINNLEIE PROSESS-SKITT
12. SKJEMAER

Introduksjon

Hva er Arbeidsstudie?

Federal Work-Study (FWS) er et program som gir midler til deltidsansettelser for å hjelpe studenter som trenger hjelp til å finansiere kostnadene ved videregående utdanning. Siden stillingen er føderalt finansiert, krever den bevis på finansiering. Hver student tildelt finansiering får et "Award Letter" som må presenteres på tidspunktet for intervjuet til lederen og ansettelse til Human Resources (HR). Før hvert kvartal MÅ studenten presentere et fornyelsesbrev som viser en fortsatt føderal arbeidsstudiefond. Institutter skal ha et arbeidsstudiebudsjett som forvaltes av instituttleder.

Hva er en studentarbeider, deltid?

Studentarbeidere er deltidsansatte som finansieres av generelle midler som kommer direkte fra avdelingsbudsjettet. For å ansette en studentarbeider må du ha midler tildelt studentarbeidere innenfor budsjettet og administrere det effektivt.

MERK: De to budsjettene er fra forskjellige fondskontoer og kan ikke blandes.     

Akronymer:

• FWS – Federal Work-Study – Studenter tildelt føderale midler av Financial Aid
• STU – Studentarbeidere hvis lønn er finansiert av avdelingsmidler
• PSF – Skjema for lønnsstatus
• JD - Stillingsbeskrivelse
• SE – HR-koordinator- Studentsysselsetting HR-koordinator

TILBAKE TIL TOPPEN

Oppslag-fjerning av tilgjengelige stillinger

1. Veiledere bør sende til Talent Acquisition Specialist a Rekvisisjonsskjema og Jobbsammendrag når du ber om stillingsannonse.
   1. Hvis stillingen vil ha flere ansettelser, vennligst angi dette på ADP-forespørselsskjemaet.
2. Talentoppkjøpsspesialisten vil varsle ansettelsessjefen når forespørselen er sendt.
3. Når stillingen er godkjent, vil Talent Acquisition Specialist gi beskjed til ansettelsessjefen om at stillingen er godkjent og lagt ut.
4. Stillingen vil bli lagt ut d LIFE .edu når rekvisisjonen er godkjent.
5. Send e-post til Talent Acquisition Specialist hvis du vil at stillingen skal fjernes fra LIFE nettsiden når stillingen er besatt.

TILBAKE TIL TOPPEN

Ansette nye STUDENTARBEIDERE

 Alle ledige studentarbeiderstillinger er lagt ut på LIFE .edu

Veiledere bør henvise alle interesserte studenter til nettstedet og gi en kopi av oversikten på "Slik søker du på studentstillinger" til studenten, som du finner i skjemadelen på denne siden. Dette vil sikre at de får riktig instruksjon om hvordan de skal søke på en studentstilling.

Retningslinjer gjelder for alle (FWS og STU) med mindre det er spesifikt angitt:

• Alle studentarbeidere må være aktivt påmeldt og registrert for undervisning.
• Studentsøkerne sendes direkte gjennom ADP ved innsending til ansettelsessjefen for gjennomgang.
• JEGDet er veilederens ansvar å ringe og intervjue søkerne.

• Beste praksis - Veiledere bør ringe søkere innen 24 timer etter mottak av søknaden.

• Kun FWS:  Under intervjuprosessen må kandidater som søker på en arbeidsstudiestilling presentere en strøm (datert innen inneværende uke) tildelingsbrev for å bekrefte WS-finansiering.

• Merk: Ved ansettelse bør veileder beholde en kopi av studentens tildelingsbrev, timeplan og stillingsbeskrivelse for fremtidig referanse. HR vil opprettholde de originale dokumentene i den offisielle medarbeidermappen.

• Alle studentsøkere bør gi en timeplan til ansettelseslederen under intervjuprosessen.

• PÅMINNELSE: Under intervjuprosessen er det viktig å gjennomgå stillingsbeskrivelsen og viktige jobboppgaver for å sikre at studenten forstår forventningene til jobben.

• Dersom veileder ønsker å ansette søkeren:

• Veileder må bekrefte WS-finansiering i løpet av intervjutidspunktet ved å motta tildelingsbrev fra studenten.
• Veiledere må sende inn Statusskjema for ny ansettelseslønn i DocuSign å sette i gang ansettelsen.
• Veiledere bør kontakte de ikke-valgte søkere som ble intervjuet for å informere dem om at en annen kandidat er valgt ut. Veiledere kan henvise søkere tilbake til HR Employment-siden og oppfordre dem til å søke på en annen utsendt studentstilling.
• Ved mottak av New Hire Payroll Status Form vil HR bekrefte aktiv status for studenten og tilgjengelig finansiering for arbeidsstudiekandidater.
• Når New Hire Payroll Status Form er godkjent, vil en e-post som inkluderer de nye ansettelsesskjemaene samt informasjon om hvordan du starter medikament-/bakgrunnsscreening bli sendt til studentens Life Universitetets e-postkonto. Veiledere er inkludert i all kommunikasjon med studenter.
• Studenten bør fylle ut skjemaene og kontakte HR for å avtale en avtale med HR-koordinatoren for å fullføre ombordstigningsprosessen.
• VENNLIGST MERK: Studentene vil nå få lov til å fullføre sitt nye ansettelsespapir med HR og bli klarert til å jobbe FØR ferdigstillelse av medikamentskjermen. Studenten har imidlertid 10 dager på seg til å fullføre screeningen når han er ansatt.
• Når papirene er behandlet og ansett som tilfredsstillende, vil veileder og student motta en e-post fra HR som indikerer at de har blitt klarert til å jobbe i henhold til ikrafttredelsesdatoen som er oppført på e-posten.
• Narkotikascreening er nødvendig som en del av ombordstigningsprosessen og vil bli initiert av HR-koordinatoren for alle studentsøkere. Oppfordrer studentene til å fullføre denne prosessen så snart som mulig for å fremskynde ombordstigningsprosessen.
• Det er veileders ansvar å sørge for at studentarbeideren fullfører rusmiddelskjermen innen 10 dager, ellers vil studenten bli SIKKERT.
• Kun FWS – Samfunnstjeneste: Hvis søkeren ansettes for en samfunnstjenestestilling, en narkotikascreening, kriminell bakgrunnssjekk, og hvis stillingen krever noen interaksjon med barn, vil en registersjekk av seksualforbrytere bli satt i gang av HR. Alle bakgrunnssjekker og narkotikaskjermer gjennomføres via ADP.
• Når medikamentskjermen er tømt, vil en e-post som inkluderer de nye ansettelsesskjemaene bli sendt til studentens Life Universitetets e-postkonto. Veiledere er inkludert i all kommunikasjon med studenter.
• Studenten bør fylle ut skjemaene og kontakte HR for å avtale en avtale med HR-koordinatoren for å fullføre ombordstigningsprosessen.
• Når alt (papirarbeid, medikamentskjerm og bakgrunnssjekk) er behandlet og ansett som tilfredsstillende, vil veileder og student motta en e-post fra HR som indikerer at de er klarert til å jobbe i henhold til ikrafttredelsesdato oppført på e-posten.
• Det er veileders ansvar å varsle studentarbeideren om rapporten til arbeidsdato.

• ELEVER KANSKE IKKE JOBBE FØR VEILEDEREN FÅR TILLADELSE FRA HR!
• Veiledere må gi beskjed til Talent Acquisition Specialist i HR når stillingen er besatt og for å få oppslaget fjernet.

• Stillingen vil forbli lagt ut på HR-nettsiden, og studentene vil fortsatt bli henvist til ansettelsesveileder inntil vi mottar melding om å fjerne oppslaget.

TILBAKE TIL TOPPEN

Avdelingsorientering

• Nye studentarbeidere vil kreve veiledning og opplæring mens de går over i sin nye rolle og avdeling.

• Veileder skal gjennomgå stillingsbeskrivelsen med studentarbeideren.
• Når stillingsbeskrivelsen er gjennomgått og signert av både veileder og student, skann en kopi til HR. Sørg for at studentens navn er skrevet ut leselig øverst i stillingsbeskrivelsen for å sikre korrekt innlevering.

• Når arbeidslederen er ansatt, har den fem dager på seg til å skanne eller sende den signerte stillingsbeskrivelsen til HR.. Eksempel: Dersom studenten ble ansatt 1. mars skal stillingsbeskrivelsen være skannet til HR senest 6. mars.
• Veiledere er pålagt å lære opp hver student i å dokumentere og levere inn utført tid. Studentens ADP-registreringskoder sendes til universitetets e-postadresse når de er ansatt.

• Veileder er ansvarlig for at studentarbeideren utfører sin stilling.

• Forslag: lag en sjekkliste over elementer som trengs for at eleven skal kunne utføre sin stilling.
• Sjekklisten kan bestå av hva studenten skal trenes på, arbeidsplanen deres og budsjettering av prisbalansen. Det kan også bestå av hvor eleven skal sitte, parkere og hvordan man fyller ut timelistene sine.

TILBAKE TIL TOPPEN

Prosess og prosedyrer

• Kun FWS:  Det er ikke lenger et avdelingsbudsjett for FWS, noe som betyr at det ikke er et tak på antallet FWS-studenter du kan ansette i avdelingen din.

• Veiledere skal imidlertid forvalte den enkelte student sine arbeidsstudiemidler.
• Å bruke FWS-budsjettregnearket vil hjelpe avdelingsledere med å holde oversikt over bruken av midler. Et eksempel på dette regnearket er vist på slutten av denne veiledningen. Ta kontakt med HR hvis du ikke har en kopi av dette regnearket.

Hvert regnskapsår tildeler avdelingen for økonomisk støtte spesifikke mottakere av økonomisk støtte med arbeidsstudiemidler for hele regnskapsåret. Midlene tildeles studenter basert på en behovsanalyse og andre økonomiske hjelpefaktorer. Tildelingsbeløpet skal vises i tildelingsbrevet som indikerer midler for hele regnskapsåret fordelt på kvartal. Hvis du trenger mer informasjon om tildelingsprosessen, kontakt Financial Aid.

• MERK: Kun FWS: Etter hver lønnsperiode vil veiledere som ansetter Work-Study-studenter motta en høflig e-postmelding om studentenes inntekter som har mindre enn $400 igjen i kvartalet. E-posten vil ikke ha gjeldende ukes bruk, så det er det

viktig å bruke dette som en kontrollør for å balansere det du har beregnet med ditt eget regneark!

• Avdelingsledere vil bli kopiert.
• Denne rapporten kommer fra Financial Aid, så eventuelle spørsmål bør rettes til dem.
• Hvis du har til hensikt å la studenten tømme saldoen sin for kvartalet, vennligst svar på e-posten fra HR om at du lar studenten bruke pengene sine for kvartalet, og at du og studenten forstår at det ikke vil forekomme overskudd.
  • Overskridelser er ikke tillatt; beløpet for eventuelt overskudd belastes avdelingens normale driftsbudsjett.

• Hver avdeling er ansvarlig for å lage og implementere avdelingsregler. Sørg for at det er en balanse og husk at siden de er studentarbeidere, er skolen prioritet. Studentarbeidere kan ikke jobbe mer enn 25 timer i uken!! Veiledere og studenter er ansvarlige for integriteten til timene representert på hver timeliste som er godkjent. Veiledere må sørge for at studentarbeideren overholder. 
•  Studentarbeidere skal alltid ha tilsyn. Hvis du ikke er tilgjengelig for tilsyn, sørg for å utpeke en ansvarlig medarbeider til å hjelpe under ditt fravær. ELEVER KANSKJE IKKE I EN VEILEDENDE ROLLE! Studentene bør ha en medarbeider som vil være i stand til å artikulere hva som forventes av dem, svare på spørsmål og verifisere arbeidstimer

• En veileder på stedet må være tilgjengelig for spørsmål og veibeskrivelse. De skal også kunne verifisere og godkjenne timene elevene har jobbet. Studentene kan ikke ta avdelingsbeslutninger som for eksempel budsjettering. I de fleste tilfeller er studentarbeideren ansatt for å bistå og gi støtte til personalet.

• Kun FWS: Veiledere bør sørge for at studenten ikke jobber under noen planlagte time! Å tillate en student å jobbe mens eleven skal delta på timen er et direkte brudd på føderale krav, noe som gjør det viktig å få en timeplan før jobb.

• Kun FWS: Arbeidsstudiestudenter må ikke gå over tildelingsbalansen! Veiledere må sørge for at studentarbeideren overholder.
  • Arbeidsstudie-regnearket er ikke obligatorisk, men det er et nyttig verktøy for å spore budsjett og timer for hver student.
• Studenter kan ha to WS-stillinger per kvartal så lenge den sekundære WS-stillingen er Ripple Effect Community Service. Dette inkluderer føderale arbeidsstudier og ansettelse av studentarbeidere.
  • Det er et unntak for stillinger betalt fra en alternativ kilde, som Wellness Personal Trainer, SSC Note-Taker, etc.

• Kun FWS: Veiledere er ansvarlige for å skaffe en strøm tildelingsbrev fra studentarbeideren hvert kvartal før de lar dem jobbe. Studenten kan hente tildelingsbrevet fra EagleNet-kontoen sin. Sstudenter som ikke har fått tildelt arbeidsstudiemidler kan ikke jobbe i en arbeidsstudiestilling!
  • Studenter som er interessert i å jobbe, men ikke har tildelt Arbeidsstudiemidler, må gå til Økonomistøtte for å avgjøre om Arbeidsstudiemidler kan tildeles.
  • Studenter som har endringer (reduksjon eller økning) i tildelingsbeløpet må sende inn et nytt tildelingsbrev til veileder.
    • Hvis studenten har en endring i belønningsbalansen, kan du sende e-post til HR-koordinatoren som en FYI.

LA IKKE ELEVER Å JOBBE FØR DE ER INNLEID OG FÅTT TILLADELSE FRA HR!

• Når studenten har fått klarering fra HR til å jobbe, kan de starte arbeidet på den offisielle datoen for ansettelse som er angitt i e-posten til veileder. Alle klareringer vil bli sendt på e-post. 
• Studenter må være registrert på skolen og registrert for klasser for å delta i Student Worker-programmet.

TILBAKE TIL TOPPEN

Tidsoversikt

• Det er veilederens ansvar å lære opp studentarbeidere i å sende inn tid via ADP før godkjenningsdagen for timekort.
  • Forslag: La studentarbeidere legge inn timer hver arbeidsdag for å holde en nøyaktig oversikt over arbeidstimer og for å unngå å prøve å finne studenter til å legge inn timer på tidspunktet for lønn.
  • Ha en påloggings-/avloggingsbok eller timelister for revisjon for å sikre at timer spores og sendes nøyaktig.
• Veiledere bør utpeke en alternativ veileder for å delegere autorisasjon av timelister og administrasjon av studentarbeidere i deres fravær. Hold varamedlemmer oppdatert med din nåværende studentliste hvis en nødsituasjon oppstår.
• VIKTIG! Veiledere bør gi et tidskortfrist for studentarbeidere til å gjennomgå og godkjenne timekort hver lønnsmandag. Veilederen må sørge for at hver studentarbeider er klar over tidskortavbruddet og konsekvensene (se Advarsel og straffer) forbundet med å ikke overholde fristen.
  • Normalt frist for innlevering av alle tidskort fra studenter for uken er innen kl. 15.00 hver fredag.

TILBAKE TIL TOPPEN

BRUDD

• Federalt arbeidsstudieprogram ER IKKE EN ERSTATTER for ansatte!
  • Det er i strid med FWS-politikken å ansette en studentarbeider i stedet for personell.
    • Eksempel: I stedet for å ansette en heltidsansatt til å bistå med kontoroppgaver, bestemmer veilederen seg for å ansette tre Work-Study-studenter til å utføre de samme oppgavene som normalt vil tilsvare en heltidsstilling. Dette vil bli ansett som en BRUDD av FWS-politikken, og universitetet kan miste all føderal finansiering.

• Studenter kan ikke jobbe på uautoriserte steder eller reise til ikke-godkjente destinasjoner for arbeidsstudieoppgaver.

• Veiledere som lar studentene kjøre firmakjøretøy som personbiler, varebiler eller golfbiler, må ha elevregistrering hos Avdeling for anleggsforvaltning.
• Alle studentstillinger er arbeidsstillinger; studentene må utføre oppgaver i løpet av sin planlagte arbeidstid som beskrevet i stillingsbeskrivelsen deres.
• Stillingsbeskrivelser og lønnsjusteringer skal godkjennes av HR. Eventuelle endringer eller rettelser i stillingsbeskrivelse eller lønn skal også godkjennes av HR.

TILBAKE TIL TOPPEN

Oppsigelser

• Veiledere må sørge for at oppsigelser sendes inn via DocuSign når en student har uteksaminert, trukket seg, overført eller avmeldt. Studenter som ikke lenger er aktive ved Universitetet må sies opp.
• Studenter som ikke har jobbet et helt kvartal må sies opp.
• “Ingen show, ingen samtale” i en uke kan medføre oppsigelse for eleven.
• Studenter som har tømt Arbeids-Studiemidler må slutte å jobbe! Dersom studenten får økte arbeids-studiemidler, må de gi veileder et nytt tildelingsbrev som angir tildelte midler. HR bør motta en kopi av det nye tildelingsbrevet.

TILBAKE TIL TOPPEN

Advarsler og straffer

• Veiledere bør sørge for at alle oppføringer i ADP er avskrevet senest kl. 17.00 på mandager i lønnsuken. INGEN UNNTAK!
  • Første sene timelisteinnlevering: en advarsel utstedes.
  • Andre sene timelisteinnsending: avdelingen kan miste alle arbeidsstudierettigheter.
  • Lønn vil varsle HR om eventuelle hendelser.
• Når veiledere har fått beskjed fra HR om at en student bør slutte å jobbe, og studenten fortsetter å jobbe forbi varselet, vil dette medføre et mulig tap av Work-Study-studenter for hele instituttet.
  • Første varsel: en advarsel utstedes.
  • Andre varsel: Avdelingen kan miste alle arbeidsstudierettigheter.
• Veiledere bør ikke la studenter jobbe eller levere mer enn 20 timer i en arbeidsuke.
  • Første varsel: en advarsel utstedes.
  • Andre varsel: Avdelingen kan miste alle arbeidsstudierettigheter.
  • Lønn vil varsle HR om eventuelle hendelser.
• Veiledere bør ikke la studenter jobbe før de har blitt godkjent av HR.
  • Første varsel: en advarsel utstedes.
  • Andre varsel: Avdelingen kan miste alle arbeidsstudierettigheter.
• Alle straffer er inkludert for hele året og vil vare for resten av regnskapsåret (sommer-vår).

Eksempel: I Høstkvartalet lar veileder en student jobbe før han/hun er klarert av HR, og i vårkvartalet lar veileder en annen student jobbe mer enn 20 timer i uken. Fordi veilederen hadde to hendelser som skjedde i løpet av samme år, kan avdelingen miste alle arbeidsstudierettigheter for resten av hele regnskapsåret.

KUN FWS:

• Veiledere som lar studenter gå over tildelingsgrensen:
  • Alle overskridelser vil bli vurdert til avdelingens budsjett.
    • Overskudd vil bli vurdert ved slutten av hvert kvartal eller begynnelsen av det kommende kvartalet (mellom pausen).
  • Financial Aid vil varsle HR om eventuelle hendelser.
  • Avdelingsledere vil bli varslet.
• Veiledere som lar føderale arbeidsstudiestudenter jobbe uten arbeidsstudiemidler eller å få et tildelingsbrev:
  • Alle saldoer vil bli vurdert til avdelingens budsjett.
    • Overskudd vil bli vurdert ved slutten av hvert kvartal eller begynnelsen av det kommende kvartalet (mellom pausen).
  • Financial Aid vil varsle HR om eventuelle hendelser.
  • Avdelingsledere vil bli varslet.
• BLACK-OUT-PERIODE: FWS og STU har ikke lov til å jobbe i løpet av de to siste ukene av Vårkvartalet som forberedelse til det nye regnskapsåret som starter i juli. De har heller ikke lov til å jobbe i vinterferien i desember når universitetet er stengt.
  • Det er unntak for de som er godkjent til å jobbe i Frisklivssentralen og i Innmeldingstjenesten.
  • Det kan være unntak for de som betales av alternative fond, som personlig trener, forskningsassistent, etc.

• Sørg for å lese alle e-poster og notater sendt av HR angående studentarbeidere.

Straffer knyttet til Work-Study-programmet håndheves for å sikre Life Universitetet er i samsvar med alle føderalt pålagte forskrifter og for å gi alle kvalifiserte studenter muligheten til å tjene ekstra inntekt mens de får verdifull arbeidserfaring.

TILBAKE TIL TOPPEN

Tips for å ha et vellykket arbeids-studieteam

1. Lag din avdelingsveiledning eller sjekkliste.
2. Gjennomgå stillingsbeskrivelsen med studenten.
3. Start en orientering for nye arbeidere.
   1. Gjennomgå elevens timeplan for å sikre at den ikke er i konflikt med arbeidsplanen.
   2. Hvor de skal sitte.
   3. Kjole/antrekk.
   4. Daglige stillingsfunksjoner.
   5. Arbeids-studiemidler.
   6. Tidsfrister (UNDERSTREKE)!!!
      1. Tren på å angi tid i ADP daglig.
      2. Lær elevene å registrere påloggings-/utloggingstider på riktig måte.

• Oppgi frist for å få timene lagt inn i ADP ved lønn mandag.

1. Telefonetikett.
2. Fravær/forsinkelse/”No Show, No Call”.
3. Hvor mange ganger er dette akseptabelt for din avdeling?
4. Er det noen straff for ikke å følge reglene?
5. Valgfritt – Konfidensialitetsavtale: Ikke alle stillinger krever at studenten signerer en konfidensialitetsavtale; Men hvis dette er et krav for stillingen, sørg for at den er signert og inkludert i filen. Hvis du har spørsmål angående en konfidensialitetsavtale, ikke nøl med å ta kontakt med HR.
6. Valgfritt – Kjøreavtale: Hvis studenten skal operere en Life Universitetskjøretøy, de vil kreve forhåndsgodkjenning gjennom Facilities Management. Ta kontakt med driftssjefen i Facilities Management for å få godkjenningsdokumentene. Skriv ut en kopi av dokumentet og gi en kopi til studenten.

Husk: Disse er Arbeidsstudiestudenter! Vær tålmodig, siden vi noen ganger må trene og utdanne studenter på riktige måter å oppføre seg på på et forretningssted. Deres første forpliktelse er skolearbeidet, men de er også ansatt i en lønnsgivende stilling.

TILBAKE TIL TOPPEN

ARBEIDSSTUDIE OG DELTIDS ANSETNINGSPROSESS

TILBAKE TIL TOPPEN

SKJEMAER

 
KRAV FORESPØRSELSSKJEMA
 
ADP JOBB SAMMENDRAG
 
SLIK SØKER DU STUDENTSTILLINGER
 
EKSEMPEL FOR ARBEIDSSTUDIEBUDSJETT REGNEARK