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Abteilung Finanzen

Abteilung Finanzen

Willkommen bei Finance. Die Finanzabteilung hält die LifeUniversität in eine positive finanzielle Richtung, dient als Risikoidentifikator und -manager und erleichtert die Ressourcenzuweisung, um den Studenten gute Dinge zu ermöglichen.

Um dies zu erfüllen, verwaltet die Finanzabteilung eine breite Palette von Dienstleistungen, darunter:

 

Während unsere Abteilung dazu bestimmt ist, diese Prozesse zu erleichtern, haben alle Mitglieder der LifeGemeinschaft die Möglichkeit, den Lifefinanziellen Weg zu beeinflussen, indem sie die Verantwortung für die zugewiesenen Ressourcen übernehmen, die Richtlinien und Richtlinien der Universität einhalten und proaktiv daran arbeiten, alle Finanzdokumente rechtzeitig und ordnungsgemäß auszufüllen.

Durch die Zusammenarbeit aller Beteiligten können wir eine schnelle Zahlung und/oder Rückerstattung von LifeUniversitätsverkäufern, Studenten, Partnern und Mitarbeitern, eine genaue Dokumentation und Berichterstattung sowie ein ausgeglichenes Universitätsbudget sicherstellen.

 


 

Einkauf von Waren & Dienstleistungen & Lieferanten

Bitte beachten Sie die Webseite des Einkaufs. hier.


Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung

Life Die Universität bereitet jeden Mittwoch Kontrollen vor und schickt sie bis zum Ende der Woche (wenn der Campus für den Betrieb geöffnet ist). Die Frist für die Einreichung von Einreichungen zur Erfüllung des wöchentlichen Prüflaufs ist am Freitag 17:00 Uhr (EST) (um für die Zahlung am Mittwoch vorbereitet zu sein).

AP/Rückerstattungsschecks können in der Einkaufsabteilung abgeholt werden. Die Abholung der Schecks ist freitags oder an den folgenden Montagen oder Dienstags (nach erfolgter Scheckabnahme am Mittwoch) zwischen 9:00 und 15:00 Uhr möglich. Bitte stellen Sie sicher, dass die Checkadresse korrekt ist, da alle Schecks, die nicht bis Mittwochmorgen abgeholt werden, per Post verschickt werden. Der Einkauf befindet sich im Flur zwischen der Universitätsbuchhandlung und dem Café. Stunden können sich ändern, wenn es einen Feiertag oder eine Schulschließung gibt.

Die Zahlungspolitik der Universität ist netto 30.

Wenn Sie Fragen zum Status eines Schecks haben, wenden Sie sich bitte an die Kreditorenbuchhaltung, Payable@Life.eduoder Angie Tran unter 770-426-2781 oder nga.tran@Life.edu.

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Erstattungen

Im Rahmen Ihrer Tätigkeit als Mitarbeiter der LifeUniversität sind Sie möglicherweise verpflichtet, bestimmte Ausgaben vor der Erstattung zu bezahlen. Die folgenden Formulare und Richtlinien werden dazu beitragen, eine genaue und rechtzeitige Rückerstattung zu gewährleisten.

  • Formular zur Erstattung von Mitarbeiterausgaben - Verwenden Sie dieses Formular, um die von der Universität genehmigten Ausgaben zu erstatten. Melden Sie sich in Ihr DocuSign-Konto an, klicken Sie auf NEU>Eine Vorlage verwenden>Ausgabenerstattungsformular - Master, um auf die Formularvorlage zuzugreifen.
    • Die Rückerstattung erfolgt, wenn die folgenden Angaben fehlen:
      • Name
      • Genehmigung des Vorgesetzten
      • Abteilungscode
      • Quittungen und/oder ordnungsgemäße Dokumentation
      • Petty Cash
      • Handy-Rückerstattung (für benanntes Universitätspersonal)

Erstattungsanträge müssen bis 17.00 Uhr am Montag der Woche, in der der Scheck erwartet wird, eingehen. Andernfalls wird der Erstattungsscheck in der folgenden Woche zur Verfügung gestellt. Der Einkauf schickt dem Empfänger (oder dem zuständigen Mitarbeiter) eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn der Erstattungsscheck in der Einkaufsabteilung zur Abholung bereit liegt. Um die Bearbeitung zu beschleunigen, können Sie sich für ACH-Einzahlungen anstelle von gedruckten Schecks anmelden. Um sich für das ACH-Programm anzumelden, reichen Sie Ihre ACH-Anmeldeformular hier.
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Dienstleistungen

Business-KreditkartenLife - Die Finanzabteilung stellt Universitäts-Kreditkarten an zugelassene Mitarbeiter aus und genehmigt den monatlichen Rechnungsabgleich für jeden autorisierten Benutzer.

  • Alle Anträge auf Kreditkarten müssen an den Executive Vice President of Finance gerichtet werden.
  • Der Kreditkarteninhaber muss seine Rechnung abgleichen - Wells Fargo Portal Anmelden
  • Universitäts-Kreditkartenabgleichsanweisungen für die Universität

Kassierer - Die Kasse sammelt und verarbeitet Gelder von verschiedenen Abteilungen sowie für spezielle Dienstleistungen wie das Aufhängen von Parketiketten, Parktickets, Konzessionen, Clubeinlagen und abteilungsinterne Portokassen. Die Öffnungszeiten der Kasse sind von Montag bis Freitag, 9:00 - 11:30 Uhr.

  • Das Ausfüllen eines Barkreditbelegs ist notwendig, um alle Einzahlungen vorzunehmen, die eine vollständige Kontonummer erfordern; die Formulare befinden sich in der Finanzabteilung.
  • Das Ausfüllen eines Petty Cash Formulars ist notwendig, um Petty Cash zu erhalten. Es wird eine vollständige Kontonummer, eine Quittung(en) von insgesamt nicht mehr als 25 US-Dollar und die Genehmigung eines Vorgesetzten benötigt.
  • Hängende Parkaufkleber und Parktickets können in bar oder mit Scheck an die LifeUniversität bezahlt werden. Für den Kauf eines Aufklebers für Hängende Parkplätze ist ein Universitätsausweis erforderlich.

Die Kasse kann unter folgender Adresse erreicht werden Kassierer@Life.edu

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Gehaltsabrechnung & ADP

Allen Mitarbeitern wird über ADP ein Mitarbeiterportal-Konto zugewiesen.

Alle Mitarbeiter werden alle zwei Wochen (jeden zweiten Freitag) bezahlt.

Stündliche Mitarbeiter sind verpflichtet, ihre elektronisch gearbeitete Zeit über My Timecard in ADP zu erfassen. Die Zeit kann täglich oder bis zum Freitag vor der Vergütungswoche eingegeben werden, so dass die Vorgesetzten die Zeit bis 12:00 Uhr am Montag jeder Vergütungswoche genehmigen können. Die Zeit sollte gemäß den Richtlinien ihrer Abteilung eingegeben werden. Wenn Sie Ihre Zeit nicht elektronisch erfassen, kann dies zu einem Zahlungsverzug von 2 Wochen führen.

Für den Fall, dass ein Mitarbeiter seine Zeit nicht bis zum Stichtag erfasst, muss dies der unmittelbare Vorgesetzte des Mitarbeiters tun:

  • Lassen Sie den Mitarbeiter ein Papierzeiterfassungsblatt ausfüllen (siehe "Arbeitszeitblatt zur Überprüfung der Teilnahme" unter Formulare & Richtlinien).
  • Der Mitarbeiter und der Vorgesetzte unterschreiben beide das Arbeitszeitblatt.
  • Der Vorgesetzte muss das Arbeitszeitblatt per E-Mail an folgende Adresse senden moody@Life.edu. Der Mitarbeiter kann das Formular direkt an Finance senden

Neben der Erfassung der Arbeitszeit haben die im Web Advisor angemeldeten Mitarbeiter Zugriff auf zusätzliche Informationen:

  • Zeiterfassung
  • Demographische Informationen aktualisieren
  • Anzeigen vergangener Lohnbestätigungen und Steuerjahresbescheinigungen
  • Begünstigten aktualisieren
  • Aktualisierung der Informationen zu Direktzahlungen und Steuern
  • Mitarbeiterpasswort ändern

Direkte Einzahlung: Die Universität empfiehlt jedem Mitarbeiter dringend, seinen Gehaltsscheck direkt auf ein Konto bei seinem Finanzinstitut einzahlen zu lassen.

  • Informationen über direkte Einzahlungen können im ADP-System verwaltet werden.
  • Wenn Sie sich dafür entscheiden, keine direkte Einzahlung vorzunehmen, wird Ihr Gehaltsscheck automatisch am Tag nach 15:00 Uhr verschickt. Es gibt keine Möglichkeit der Scheckabholung.
  • Wenn Ihr Scheck in der Mail verloren geht, wird eine Sperrung der Zahlung für den verlorenen Scheck vorgenommen und ein neuer Scheck ausgestellt, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
    • Eine Wartezeit von 5 Werktagen nach Ausstellung des Schecks.
    • Der Mitarbeiter zahlt die 15 $ Stopp-Zahlungsgebühr.
    • Und der Mitarbeiter hat seine Adresse im ADP aktualisiert.

Lohnzahlungen werden nur dann außerhalb des Lohnzyklus geleistet, wenn:

  • Wenn der neue Einstellungsdatensatz des Mitarbeiters nicht im System erfasst ist.
  • Ein Antrag wird von der Geschäftsstelle gestellt.
  • Oder die direkte Kaution eines Mitarbeiters wird zurückgegeben.

 

Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Personalabrechnungspolitik.

Für andere Fragen oder Anliegen kann die Gehaltsabrechnung kontaktiert werden unter Payroll@Life.edu oder jerry.moody@Life.edu.

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Steuerinformationen

  • Länder- und Bundessteuerberichte
  • W-2-Abrechnungen sind nur elektronisch über ADP verfügbar.
  • Das Formular für die Einbehaltung von Bund und Ländern kann am ADP aktualisiert werden.

 

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Altersvorsorge

Life Die Universität bietet einen 401(k)-Ruhestandsplan an durch Lincoln Financial Gruppe. Alle Vollzeit- und Teilzeitmitarbeiter, mit Ausnahme der studentischen Mitarbeiter, sind berechtigt und werden ermutigt, bei der Einstellung teilzunehmen. Allerdings können nur diejenigen mit 1.000 Stunden pro Jahr gegebenenfalls ein Arbeitgeber-Match erhalten.

Alle Neueinstellungen werden automatisch mit 4% registriert, mit der Möglichkeit, dies jederzeit zu ändern. Diejenigen, die für 401(k) in Frage kommen:

  • Vollzeitmitarbeiter
  • Teilzeitbeschäftigte
  • Vollzeit-Fakultät
  • Teilzeitfakultät
  • Außerordentliche Fakultät

Mitarbeiter 401(k) Zusammenfassung Planbeschreibung

Richtlinien für automatische Anmeldungen

 

Für weitere Informationen oder um mit unserem Vertreter zu sprechen, kontaktieren Sie bitte John White, Certified Financial Planner unter (770) 205-0282 oder per E-Mail. John.White@lfg.com.

 

Erfahren Sie mehr:

Was ist ein 401(k)-Plan?

Es ist ein vom Arbeitgeber gesponserter Altersvorsorgeplan, der aus einer Vielzahl von Fonds besteht. Die Fonds setzen sich aus vielen Einzelaktien zusammen. Die Kombination von Aktien soll die Wertentwicklung des Fonds stabilisieren.

Der maximale jährliche Arbeitnehmerbeitrag wird vom Bund festgelegt. Das aktuelle Maximum liegt bei 18.000 Dollar für Menschen unter 50 Jahren und bis zu 6.000 Dollar zusätzliche "Aufhol-Beiträge" für Menschen über 50 Jahren.

Ein vom Arbeitgeber gesponserter 401(k)-Plan hat in der Regel zwischen 8-20 Anlagemöglichkeiten. LifeDer Ausschuss für Altersvorsorge prüft und wählt die Fondsoptionen für den Plan aus. Im Plan stehen 27 Möglichkeiten zur Verfügung, darunter auch "Stichtagsfonds". Stichtagsfonds werden mit einem spezifischen Aktienmix konzipiert, der auf dem geschätzten Rücktrittsdatum basiert.

Sieh dir das an: http://money.howstuffworks.com/personal-finance/retirement-planning/401k.htm

Warum an dem Life401(k)-Plan teilnehmen?

  • Es ist eine "kostenlose" Leistung - Lifezahlt alle Managementgebühren.
  • Es ist eine Investition in DEINE Zukunft - bereiten Sie sich auf Ihre Zukunft vorLife. Life
    • Schaffen Sie die finanzielle Fähigkeit, all die Dinge zu tun, die Sie tun wollen, die Sie verschieben, bis Sie mit der Arbeit fertig sind.
    • Die Renten sind erloschen und nicht mehr garantiert, die Sozialversicherung deckt etwa 42% Ihres laufenden Einkommens - es wird wahrscheinlich eine Lücke geben.
  • Verringern Sie den Betrag der laufenden Steuern, die Sie zahlen.
    • Die vom Arbeitnehmer gewählten Beiträge sind Vorsteuerdollar, daher senken Sie Ihren Bruttolohn und können sich auf Ihre Steuerklasse auswirken.
    • Sie zahlen Steuern auf das Geld, wenn Sie es vom Konto abheben, jedoch ist das Einkommen während der Pensionierung tendenziell niedriger, und es wird daher erwartet, dass weniger Steuern gezahlt werden.
  • Ihre Wahlbeiträge sind jederzeit zu 100% unverfallbar.
  • Möglichkeit für "kostenloses" Geld (Arbeitgeberbeitrag oder Ermessensbeitrag), das Sie nicht erhalten, wenn Sie nicht teilnehmen.
    • Freizügigkeit in Arbeitgeber Die Beiträge (match oder discretionary) steigen über 5 Jahre von 0% auf 100%.


Wie kann ich teilnehmen?

Weiter hier und folgen Sie den aufgeführten Anweisungen.

Welche Fondsoptionen gibt es und woher weiß ich, welche ich auswählen soll?

Persönliche Konsultationen mit einem Vertreter der Lincoln Financial Group helfen Ihnen, Ihre Ziele zu überprüfen, Ihren aktuellen Status und Ihre Fortschritte bei der Erreichung Ihrer Ziele zu überprüfen, Ihre Fondsperformance zu überprüfen und basierend auf Ihrem geschätzten Pensionierungsdatum eine Fondsart zu empfehlen.


Wie wirkt sich die Beteiligung an meinem 401(k)-Plan auf mein Entgelt aus?

Die Beiträge sind in US-Dollar vor Steuern und senken somit Ihr steuerpflichtiges Gesamteinkommen. Ihr Lohn für das Mitnehmen sinkt nicht um den gleichen Betrag wie Ihr Beitrag.

Die Auswirkungen auf Ihr Einkommen werden von Ihrer Steuerklasse bestimmt.

Um zu erfahren, wie sich die Wahlpflichtbeiträge vor Steuern auf Ihr Entgelt auswirken, wenden Sie sich bitte an Mario Bailey, Payroll Specialist, um einen Termin zu vereinbaren.


Wie funktioniert der Employer Match Contribution?

LifeDas Arbeitgeber-Match wird für jedes Quartal aktiviert, in dem die Universität ihre Einschreibungsziele erreicht oder übertrifft. Die Einschreibungszahlen werden am Dienstag der Woche 2 festgelegt und werden bis Freitag der Woche 2 eines jeden Quartals bekannt gegeben.

Wenn das Einschreibungsziel für das Quartal erreicht wird, trägt Life $0,50 für jeden $1 des gewählten Beitrags bei, bis zu 4% des Gehalts für dieses Quartal.


Wie kann ich mein Konto überwachen?

Melden Sie sich auf Ihrem Konto an, um aktuelle Kontostands- und Fondsperformanceinformationen zu erhalten und erhalten Sie LFG-Quartalsabschlüsse.


Was passiert, wenn ich die LifeUniversität verlasse?

Das Freizügigkeitsguthaben Ihres 401(k)-Kontos kann in den qualifizierten Plan Ihres neuen Arbeitgebers oder in ein qualifiziertes persönliches IRA-Konto übertragen werden.

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FAQs

Kann ich hier Briefmarken kaufen?

Briefmarken sind im Studentenwerk (SHS-Gebäude) oder im neuen Mail&Go erhältlich.TM Postschalter in der CUS-Lobby.


Haben wir ein UPS/FedEx-Konto, das ich verwenden kann?

Unser bevorzugter Versender ist UPS. Das benannte Personal hat den Zugang zum UPS CampusShip® erhalten und kann Pakete für seine Abteilungen versenden. Wir geben unsere Absenderkontonummern nicht für den allgemeinen Gebrauch an.

Wann sind die AP-Checks bereit?

Die Prüfungen werden jeden Donnerstag geschrieben, es sei denn, die Universität ist wegen eines Feiertags geschlossen. Thanksgiving Woche ist der Checklauf am Dienstag, damit die Schecks in der gleichen Woche verschickt werden können.

Wann erhalte ich meine Rückerstattung?

Die Rückerstattung erfolgt wöchentlich. Wenn es bis Montagmorgen in der Kreditorenbuchhaltung eingeht, wird es in den Prüflauf dieser Woche einbezogen, es sei denn, es handelt sich um eine Ferienwoche.

Wann wird diese Rechnung bezahlt?

Rechnungen werden 30 Tage nach Rechnungsdatum bezahlt, es sei denn, sie sind für eine frühere Zahlung durch den EVP of Finance genehmigt oder wurden in die 30-tägige Ausnahmeliste aufgenommen (z.B. Versorgungsunternehmen usw.).

Kannst du dich erinnern, wann wir das gekauft haben....?

Alle Lieferanten können in unserem System gesucht werden, um zu sehen, wann wir ein Produkt gekauft haben und wie viel wir dafür bezahlt haben.

Kannst du mir bei meinem Login helfen?
Die Einkaufsabteilung kann bei der Anmeldung oder dem Passwort für Office Max, UPS oder FedEx helfen.

Können Sie mir sagen, ob eine Rechnung bezahlt wurde?

Alle Lieferanten können in unserem System gesucht werden, um zu sehen, ob eine Rechnung bezahlt wurde oder wann sie bezahlt wird.

Hat meine Abteilung/Budgetcode dafür Geld?

Kontaktieren Sie Amy McIlvane mcilvane@Life.edu für diese Information.

Wie hoch ist der Saldo auf dem Konto unseres Clubs?

Kim Wagner KWagner@Life.edu kann eine Probebilanz nach Wunsch für jeden Club erstellen.

Wie bekomme ich eine Kreditkarte?

Alle Anträge auf eine LifeKreditkarte müssen über Bill Jarr, EVP of Finance, gestellt werden.

Wer sonst muss diese Bestellung unterschreiben?

Der Antragsteller und sein direkter Vorgesetzter gemäß der Unterschriftenliste müssen sich bei PO's abmelden. Die Bestellung kann zusätzliche Unterschriften erfordern, abhängig vom Dollar-Betrag der Bestellung und dem, was gekauft wird.

Wie kann ich meine Gehaltsabrechnung / Gehaltsabrechnung einsehen?

Web-Berater.

Wie melde ich mich für die Direkteinzahlung an?

Füllen Sie das unter Formulare gefundene Formular aus und kehren Sie zur Personalabteilung zurück.

Wie melde ich mich für das 401(k)-Programm an?

Siehe Einschreibungsinformationen unter Pensionsplan.

Kannst du dieses Konto bitte für mich überprüfen?

 

Wo kann ich die Studiengebühren bezahlen?

 

An wen soll ich mich wenden, um die Prokuristen für Clubs und Agenturen für die Studenten zu wechseln?

 

Wo finde ich Lohnformulare?

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Formulare & Richtlinien

  • Petty Cash Anfrage- eine Erstattungsanfrage über DocuSign unter Verwendung der Voucher-Vorlage stellen und den Beleg anstelle der Rechnung anhängen.
  • Zeiterfassung für die Anwesenheitskontrolle Zeiterfassung- Verwenden Sie dieses Formular, wenn Sie vergessen haben, Stunden elektronisch über den Web Advisor einzureichen. Dieses Formular muss vom Mitarbeiter und dem direkten Vorgesetzten unterzeichnet und vom Vorgesetzten an die Finanzabteilung gescannt werden.
  • W-9- Antrag auf Erteilung der Steueridentifikationsnummer und Zertifizierung. Dieses Formular muss von US-amerikanischen Anbietern oder Einzelpersonen ausgefüllt werden, wenn die Universität sie für die erbrachten Leistungen bezahlt.
  • W-8BEN- US-Steuerabzug für ausländische Personen. Dieses Formular muss von Ausländern ausgefüllt werden, wenn sie von der Universität für erbrachte Leistungen bezahlt werden sollen.
  • W-8BENE- US-Steuerabzug für ausländische Unternehmen. Dieses Formular ist von ausländischen Körperschaften oder Unternehmen (nicht von natürlichen Personen) auszufüllen, wenn sie von der Universität für die Erbringung von Waren oder Dienstleistungen bezahlt werden sollen.
  • Personalabrechnungspolitik
  • Reise-/Ausgabenpolitik
  • Richtlinien für Geldeingänge
  • Petty Cash Richtlinie
  • Bargeldschein

 

Geschäftslizenzen

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Kontakt

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Kassierer
Kassierer@Life.edu
Gehaltsabrechnung
Payroll@Life.edu
FAX: 770-426-2912

 

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