Beschaffung

Beschaffungsamt

Das Beschaffungsamt besteht aus der Einkaufsabteilung und den Mail & Shipping Services (MSS). Wir verwalten die Beziehungen zu den Lieferanten, die Einkaufsprozesse und -abläufe, die Post, die Überschussauktionen, den Versand und den Empfang für die Universität.

Die meisten Lieferanten benötigen eine Bestellung für die Auftragserteilung. Unser Prozess erfordert ein ausgefülltes Anforderungsformular über DocuSign einschließlich der entsprechenden Unterschriftsgenehmigungen, bevor unsere Abteilung eine Bestellung zuweist. Sobald ein Lieferant eine Bestellung erhält, ist er berechtigt, die Bestellung auszuführen. Bei Bestellungen ohne gültige Bestellung kann sich die Zahlung an den Lieferanten verzögern. Die Kreditorenbuchhaltung benötigt eine Rechnung, um einen Lieferanten zu bezahlen - nicht eine Erklärung, ein Angebot oder einen Kostenvoranschlag. Klicken Sie hier für weitere Details.

Häufig nachgefragte Ressourcen

Visitenkarten

Zentrale Läden

** ** Wenn Sie das unten stehende Formular für den Zentralen Speicher nicht sehen, melden Sie sich bei https://office.life.edu mit Ihren Anmeldedaten von LIFE an, kehren Sie dann zu dieser Seite zurück und aktualisieren Sie Ihren Browser. Wenn das Formular immer noch nicht angezeigt wird oder andere Probleme auftreten, senden Sie ein I.T.-Support-Ticket. ** **

DocuSign
Kontakt I.T. Unterstützung für die Erstellung neuer Konten, das Zurücksetzen von Passwörtern oder die Verwaltung von Vorlagen.

eBucks-Karten (früher Essensgutscheine)
Die eBucks-Karten des Fachbereichs können in allen Restaurants auf dem Campus sowie im LIFE U Shop verwendet werden. Die Mittel für die Karten werden aus dem Budget der Abteilung entnommen und zurücksetzen jedes Haushaltsjahr. BPOs, die der/den Karte(n) zugewiesen sind, werden zugewiesen, wenn die BPO erstellt wird, aber nicht abgezogen, bis die Karte verwendet wird. BPO-Gelder können NEUEN oder BESTEHENDEN eBucks-Karten hinzugefügt werden, indem ein genehmigter DocuSign-Antrag eingereicht wird.

Klicken Sie auf den Link "BPO-Antrag auf Erstellung/Erhöhung der eBucks Card für Abteilungen" oder über Ihr DocuSign-Konto ausfüllen. Für weitere Einzelheiten oder Fragen zur Nutzung wenden Sie sich bitte an den Procurement Officer.

Kostenerstattungen werden direkt an die Finanzabteilung übermittelt, indem diesen Link, um das Formular auszufüllen und Ihre Quittung(en) einzureichen.

Post- und Versanddienstleistungen
I. Offiziell - Alle dienstlichen und offiziellen Postsendungen, Pakete und Frachtsendungen für die Universität werden von den Mitarbeitern des Post- und Versanddienstes im Beschaffungsamt (1250 LIFE's Way, Bldg. 1000) bearbeitet.

Die von uns benannten Versender für Inlandslieferungen sind USPS, FedEx und UPS, für internationale Sendungen DHL.

UPS-, FedEx- & DHL-Logins für Abteilungsadministratoren können von Abteilungsleitern oder höher angefordert werden. Senden Sie Login-Anfragen an MailServices@LIFE.edu.

Sparen Sie beim Versand!
- Wenn Sie innerhalb Georgias oder benachbarter Staaten versenden, können Sie sich für den UPS GROUND Service entscheiden, der in der Regel am nächsten Tag zugestellt wird, einen Zustellnachweis liefert und die erhöhten Express-/Nachtkosten vermeidet!
- Geben Sie Ihre vorbereiteten Pakete bei Mail & Shipping/Dock ab, um Gebühren für die Abholung durch den Zusteller zu vermeiden. Erhaltene Pakete werden von UPS auf ihrer täglichen Route abgeholt.
- Ausnahme - ausgehende DHL- und FedEx-Sendungen wird müssen Sie einen Abholauftrag erteilen, da sie nicht auf unserer täglichen Lieferroute liegen.

II. Persönlich - Alle eingehenden Postsendungen und Pakete werden vom Post- und Versandteam am Hauptdock bearbeitet. Nach dem Scannen und Sortieren werden die Pakete in die automatischen Paketfächer außerhalb des Harris Centers und innerhalb der Commons gebracht. Klicken Sie auf den Link zur Ansicht FAQs zu Post und Versand.

Ausgehend - Kostenloses Versandmaterial (Umschläge, Kartons, Verpackungsmaterial) befindet sich im Flur vor dem Beschaffungsamt und kann für den Versand von USPS-Briefen und Paketen sowie von UPS und DHL verwendet werden. Die Bezahlung der Porto- und Versandgebühren erfolgt per Kredit-/Debitkarte mit einer Mindestgebühr von 1,00 $. Für alle Paketsendungen wird unabhängig von Größe/Gewicht ein Zuschlag von 0,50 € erhoben und 1^st Klassenbriefe werden nach dem aktuellen Endkundentarif abgerechnet.

Druck-Concierge-Dienst (PCS)

MSS (Mail & Shipping Services) unter der Leitung des Beschaffungsamtes kann den Mitarbeitern jetzt begrenzte Druckereidienste anbieten. Vom Farbdruck von Unterrichtsmaterialien bis hin zum Falten von Dokumenten - unser PCS wurde geschaffen, um Ihre Produktivität zu steigern und Arbeitsstunden und Kosten für externe Drucker zu sparen. Klicken Sie hier, um Ihre Anfrage einzureichen.

Alle eingereichten Aufträge müssen innerhalb von mindestens 24 Geschäftsstunden erledigt werden - keine Ausnahmen. Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich an den Beschaffungsbeauftragten. Die Druck- und Falzdienste sind ausschließlich für Kurs-/Klassenmaterialien bestimmt, nicht für private Druckaufträge.

Sam's Club/Bürobedarf
Das Sam's-Club-Konto der Universität kann genutzt werden, indem die Karte bei Bedarf im Einkaufsbüro abgemeldet und nach Gebrauch sofort zurückgegeben wird. Quittungen werden über DocuSign unter Verwendung des Sam's Club - Quittungseinreichung. LIFE Der von der Universität benannte Lieferant für Büromaterial ist Perimeter Office Products (POP). Abteilungsleiter können beantragen, dass ein Mitarbeiter ein Login für die Bestellung von Büromaterial erhält, indem sie eine Anfrage für einen neuen Benutzer an folgende Adresse senden Beschaffung@LIFE.edu. Achten Sie darauf, dass Sie Name, E-Mail, Abteilungscode und Genehmiger angeben. Perimeter Office Products sendet Ihnen Ihre Anmeldedaten per E-Mail zu, dann können Sie hier anmelden.

Studenten & Vereine

Einreichungsunterlagen für Bargeld/Schecks einreichen für Studentenorganisationen erhalten.
Submit a purchase order (PO) in advance</a to a vendor for goods or services not received yet.
Reichen Sie Quittungen für bereits gekaufte Waren oder Dienstleistungen ein ohne eine Bestellung.

Überschuss-Auktionen
Wenn Geräte/Gegenstände für die Universität nicht mehr von Nutzen sind, verkaufen wir sie über öffentliche Auktionen. Besuchen Sie unsere Auktionsseite für aktuelle und kommende Veranstaltungen.

Zahlungen an Lieferanten
Neue und bestehende Lieferanten müssen einen aktuellen W8 oder W9-BEN vorlegen, bevor die Finanzabteilung eine Zahlung ausstellen kann. Sie können dies veranlassen, indem Sie eine Arbeitsblatt für Lieferantenzahlungen und füllen die ersten beiden Felder aus. Der Lieferant/Erstattungsempfänger füllt die übrigen Felder aus und fügt zum Abschluss seine W8/W9 bei. Sobald wir die ausgefüllten Daten erhalten und eingegeben haben, benachrichtigen wir die Abteilung A/P. Dieses Formular wird auch verwendet, wenn Sie sich einfach für ACH-Direktzahlungen anmelden. Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an den Beschaffungsbeauftragten.

Kontaktinformationen des Beschaffungsamtes
Beschaffung@LIFE.edu / 770.426.2960
MailServices@LIFE.edu / 678.439.MAIL (6245)