Adquisiciones

Oficina de Adquisiciones

La Oficina de Adquisiciones está formada por el Departamento de Compras y los Servicios de Correo y Expedición (MSS). Gestionamos las relaciones con los proveedores, los procesos de compra y el flujo de trabajo, el correo, las subastas de excedentes, el envío y la recepción para la Universidad.

La mayoría de los proveedores necesitan una orden de compra para realizar un pedido. Nuestro proceso requiere un formulario de solicitud cumplimentado a través de DocuSign que incluya las aprobaciones de firma pertinentes, antes de que nuestro departamento asigne una orden de compra. Una vez que el proveedor recibe una orden de compra, está autorizado a realizar el pedido. Los pedidos realizados sin una orden de compra válida pueden retrasar el pago al proveedor. Cuentas a Pagar debe tener una factura para pagar a un proveedor - no una declaración, cotización o estimación. Pulse aquí para más detalles.

Recursos solicitados con frecuencia

Tarjetas de visita y papelería
Click here to order business cards.

Almacenes centrales

** If you’re not seeing the Central Stores form below, log into https://office.life.edu with your LIFE credentials, then return to this page and refresh your browser. If the form still doesn’t appear, or you encounter other issues, contact Mel Burton via Teams. **

DocuSign
Contacto Soporte informático para la creación de nuevas cuentas, el restablecimiento de contraseñas o la gestión de plantillas.

Tarjetas eBucks (antes vales de comida)
Las tarjetas eBucks departamentales pueden utilizarse en todos los restaurantes del campus, así como en la tienda LIFE U Shop. La financiación de las tarjetas se extrae del presupuesto del departamento y reiniciar cada ejercicio fiscal. Los BPO asignados a la(s) tarjeta(s) se asignan cuando se crea el BPO, pero no se deducen hasta que se utiliza la tarjeta. Los fondos de BPO pueden añadirse a tarjetas eBucks NUEVAS o EXISTENTES presentando una solicitud DocuSign aprobada.

Haga clic en el enlace "Creación de BPO/Solicitud de aumento de la tarjeta eBucks departamental" o complete desde su cuenta DocuSign. Para más detalles o preguntas sobre el uso, póngase en contacto con el Responsable de Adquisiciones.

Reembolsos de gastos se envían directamente a Finanzas mediante este enlace para rellenar el formulario y enviar su(s) recibo(s).

Servicios de correo y envío
I. Oficial - El personal de los Servicios de Correo y Envíos, ubicado en la Oficina de Adquisiciones en 1250 LIFE's Way, Bldg. 1000, se encarga de todo el correo oficial, los paquetes y los envíos de mercancías dentro de la oficina de la Universidad.

Nuestros transportistas nacionales designados son USPS, FedEx y UPS, y DHL para los envíos internacionales.

Los jefes de departamento o superiores pueden solicitar los inicios de sesión de UPS, FedEx y DHL para los administradores de departamento. Envíe sus solicitudes de acceso a MailServices@LIFE.edu.

Ahorre al enviar
- Si el envío se realiza dentro de Georgia o de los estados vecinos, la elección del servicio UPS GROUND, normalmente se entregará al día siguiente, proporcionando una prueba de entrega y evitando el aumento del coste del servicio urgente/de noche.
- Deje su paquete preparado en Mail & Shipping/Dock para evitar las tarifas de "Solicitud de Recogida" del transportista. Los paquetes recibidos serán recogidos por UPS durante su ruta diaria.
- Excepción: envíos salientes de DHL y FedEx will requieren que usted haga una solicitud de recogida ya que no están en nuestra ruta de entrega diaria.

II. Personal Todo el correo y los paquetes entrantes son procesados por el equipo de Correo y Envíos en el muelle principal. Una vez escaneados y clasificados, los paquetes se trasladan a los armarios automatizados para paquetes situados fuera del Harris Center y dentro de los Commons. Haga clic en el enlace para ver Preguntas frecuentes sobre correo y envío.

Saliente - Los suministros de envío gratuitos (sobres, cajas, material de embalaje) se encuentran en el pasillo fuera de la Oficina de Adquisiciones y pueden utilizarse para enviar cartas y paquetes de USPS, así como de UPS y DHL. El pago de los gastos de franqueo y envío se realiza con tarjeta de crédito/débito con un cargo mínimo de 1 dólar. Se aplica un recargo de 0,50 a todos los envíos de paquetes independientemente del tamaño/peso y 1^St Las cartas de clase se facturan según la tarifa minorista vigente.

Servicio de Conserjería de Impresión (PCS)

MSS (Mail & Shipping Services) bajo la dirección de la Oficina de Adquisiciones puede ahora proporcionar a los empleados servicios limitados de imprenta. Desde la impresión en color de materiales de clase hasta el plegado de documentos, nuestro PCS se creó para aumentar su productividad y ahorrar horas de trabajo y fondos gastados en impresoras externas. Haga clic aquí para enviar su solicitud.

Todos los trabajos enviados requieren un mínimo de 24 horas laborables para su finalización, sin excepciones. Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con el responsable de adquisiciones. Los servicios de impresión y plegado son exclusivamente para materiales del curso/clase, no para impresión personal.

Sam's Club/Material de oficina
La cuenta Sam's Club de la Universidad puede utilizarse sacando una tarjeta de la Oficina de Compras cuando sea necesario y devolviéndola inmediatamente después de su uso. Los recibos se envían a través de DocuSign utilizando el botón Sam's Club - Envío de recibos. LIFE El proveedor de material de oficina designado por la Universidad es Perimeter Office Products (POP). Los jefes de departamento pueden solicitar que se asigne a un empleado un nombre de usuario para realizar pedidos de material de oficina enviando una solicitud de nuevo usuario a Purchasing@Life.edu. Asegúrese de incluir nombre, correo electrónico, código de departamento y autorizador. Perimeter Office Products le enviará sus credenciales por correo electrónico. Acceda aquí.

Estudiantes y clubes

Presentar la documentación de depósito de efectivo/cheques recibido para la organización de estudiantes.
Submit a purchase order (PO) in advance</a to a vendor for goods or services not received yet.
Presentar los recibos de los bienes o servicios ya adquiridos sin una orden de compra.

Subastas de excedentes
Cuando los equipos/artículos dejan de ser útiles para la Universidad, los vendemos a través de subastas públicas. Visite nuestro sitio de subastas para conocer los acontecimientos actuales o futuros.

Vendor Payments
New and existing vendors are required to have a current W8 or W9-BEN on file before Finance can issue a payment. You can initiate this by submitting a Vendor Payment Worksheet and completing the first two fields. The vendor/reimbursee will complete the remaining fields attach their W8/W9 to finish. Once we receive and input the completed data, we will notify A/P. This form is also used if simply signing up for ACH direct payments. If you have any questions, please contact the Procurement Officer.

Información de contacto de la Oficina de Adquisiciones
Purchasing@Life.edu / 770.426.2960
MailServices@LIFE.edu / 678.439.MAIL (6245)