Innkjøp

Anskaffelseskontoret

Innkjøpskontoret består av innkjøpsavdelingen og Mail & Shipping Services (MSS). Vi håndterer leverandørrelasjoner, innkjøpsprosesser og arbeidsflyt, post, overskuddsauksjoner, frakt og mottak for universitetet.

De fleste leverandører krever en innkjøpsordre for bestilling. Vår prosess krever et utfylt rekvisisjonsskjema via DocuSign, inkludert godkjente signaturer, før avdelingen vår tildeler en innkjøpsordre. Når en leverandør mottar en innkjøpsordre, er de autorisert til å utføre bestillingen. Bestillinger som er plassert uten en gyldig innkjøpsordre, kan forsinke betalingen til leverandøren. Accounts Payable må ha en faktura for å kunne betale en leverandør - ikke en uttalelse, et tilbud eller et estimat. Klikk her for mer informasjon.

Ofte etterspurte ressurser

Visittkort og brevpapir
Klikk her for å bestille brevpapir, konvolutter og visittkort..

Sentralbutikker

** Du må være logget inn på domenet LIFE og ha konfigurert 2FA (2-faktorautentisering) for at koblingen til Central Stores skal fungere som den skal. **

DocuSign
Ta kontakt med IT-support for å opprette nye kontoer, tilbakestille passord eller administrere maler.

eBucks-kort (tidligere måltidskuponger)
Instituttets eBucks-kort kan brukes på alle spisesteder på campus og i LIFE U Shop. Finansieringen av kortene hentes fra avdelingens budsjett, og nullstille hvert regnskapsår. BPO-er som er tilordnet kortet/kortene, tildeles når BPO-en opprettes, men trekkes ikke før kortet brukes. BPO-midler kan legges til NYE eller EKSISTERENDE eBucks-kort ved å sende inn en godkjent DocuSign-forespørsel.

Klikk på lenken "BPO opprettelse/økningsforespørsel for avdelingsbasert eBucks-kort” eller fullfør fra din DocuSign-konto. For mer informasjon eller spørsmål om bruk, kontakt innkjøpsansvarlig.

Utgiftsrefusjon sendes direkte til finansavdelingen ved hjelp av denne lenken for å fylle ut skjemaet og sende inn kvitteringen(e)..

Post- og frakttjenester
I. Offisielt All intern, offisiell post, pakker og fraktforsendelser for universitetet håndteres av Mail & Shipping Services-staben, lokalisert på innkjøpskontoret på 1250 LIFE 's Way, Bldg. 1000.

Vi benytter USPS, FedEx og UPS for innenlandsforsendelser og DHL for internasjonale forsendelser.

UPS-, FedEx- og DHL-pålogginger for avdelingsadministratorer kan bestilles av avdelingsledere eller høyere. Send innloggingsforespørsler til MailServices@ LIFE .edu.

Spar når du sender!
- Når du sender innen Georgia eller nabostater, vil valg av UPS GROUND-tjeneste vanligvis levere neste dag, og gir bevis på levering og unngår økte ekspress-/overnatt-kostnader!
- Lever den forberedte pakken til post og frakt/dokk for å unngå "Be om henting"-gebyrer fra transportøren. Pakker som mottas vil bli hentet av UPS under deres daglige rute.
- Unntak – utgående DHL- og FedEx-forsendelser vil krever at du legger inn en hentingsforespørsel da de ikke er på vår daglige leveringsrute.

II. Personlig All innkommende post og alle innkommende pakker behandles av Mail & Shipping-teamet ved hoveddokken. Når pakkene er skannet og sortert, overføres de til automatiske pakkeskap utenfor Harris Center og inne i Commons. Klikk på lenken for å se Vanlige spørsmål om post og frakt.

Utgående - Gratis fraktrekvisita (konvolutter, esker, pakkemateriale) er i gangen utenfor innkjøpskontoret og kan brukes til å sende USPS-brev og -pakker samt UPS og DHL. Betaling for porto og fraktkostnader håndteres med kreditt-/debetkort med et minimumsgebyr på USD 1,00. En tilleggsavgift på 0,50 påløper for alle pakkeforsendelser uavhengig av størrelse/vekt og 1^st klassebrev faktureres til gjeldende utsalgspris.

Print Concierge Service (PCS)

MSS (Mail & Shipping Services) under ledelse av innkjøpskontoret kan nå tilby ansatte begrensede trykkeritjenester. Fra fargetrykkklassemateriale til brettedokumenter, vår PCS ble laget for å øke produktiviteten din og spare arbeidstimer og midler brukt til eksterne skrivere. Klikk her for å sende inn forespørselen din.

Alle innsendte oppdrag krever minst 24 arbeidstimer for å bli fullført - ingen unntak. Ta kontakt med innkjøpsansvarlig hvis du har spørsmål. Utskrifts- og brettetjenester er kun for kurs-/klassemateriell, ikke for personlige utskrifter.

Sam's Club/Kontorrekvisita
Universitetets Sam's Club-konto kan brukes ved å signere ut et kort fra innkjøpskontoret ved behov, og deretter returnere det umiddelbart etter bruk. Kvitteringene sendes inn via DocuSign ved hjelp av Sam's Club - Innsending av kvitteringer. LIFE Universitetets leverandør av kontorrekvisita er Perimeter Office Products (POP). Avdelingsledere kan be om at en ansatt får en innlogging for bestilling av kontorrekvisita ved å sende en forespørsel om ny bruker til Innkjøp@ LIFE .edu. Husk å oppgi navn, e-postadresse, avdelingskode og godkjenner. Perimeter Office Products sender innloggingsinformasjonen din via e-post, og deretter kan du Logg inn her.

Studenter og klubber

Send inn depositumsdokumentasjon for kontanter/sjekker mottatt for studentorganisasjon.
Submit a purchase order (PO) in advance</a to a vendor for goods or services not received yet.
Send inn kvitteringer for allerede kjøpte varer eller tjenester uten PO.

Overskuddsauksjoner
Når utstyr/gjenstander ikke lenger er til nytte for universitetet, selger vi gjennom offentlige auksjoner. Besøk vår auksjonsside for aktuelle eller kommende arrangementer.

W9/W8-BEN-innleveringer
Nye og eksisterende leverandører må sende oss en oppdatert W8- eller W9-BEN-fil før finansavdelingen utsteder en betaling. Start innsendingen ved å fylle ut en Leverandørens W9/W8-BEN-omslagsark via DocuSign. Du fyller ut de første feltene, og leverandøren legger ved sin W8/W9 og fullfører. Når vi har mottatt og lagt inn det utfylte skjemaet, tildeler vi et leverandørnummer og varsler A/P. Hvis du har spørsmål, kan du kontakte innkjøpsansvarlig.

Kontaktinformasjon for innkjøpskontoret
Innkjøp@ LIFE .edu / 770.426.2960
MailServices@ LIFE .edu / 678.439.MAIL (6245)